[DE] Weg mit Tabellenwüsten und Projektmanagement-Overkill – Der Geheimtipp in IBM Connections: Aktivitäten


Vor einigen Wochen war ich von Wolfgang Miedl und Christoph Witte zu einem Roundtable zum Thema Social Business eingeladen worden. Eine der Fragen, die die Moderatoren mir stellten, war nach dem Killerfeature in IBM Connections. Ich dachte einen Moment nach – schließlich nutze ich selbst intensiv nahezu alle Module -, aber sehr schnell wurde mir klar, dass Aktivitäten ganz sicher dieses Prädikat verdient und eigentlich der Geheimtipp in IBM Connections ist. Alle anderen Bausteine sind typische Funktionen, wie wir sie aus dem privaten Web 2.0 kennen und sie in einer leistungsstarke, integrierten Plattform vielleicht erwarte können: Profile à la Xing oder Facebook, Blogs, Wikis, Communities, Dateien, Lesezeichen, aber Aktivitäten? Was ist das denn und was hat es in mit Social Software zu tun?

Aktivitäten ist eine Aufgabenverwaltung, ein Projektmanagement-Werkzeug, das die gemeinsame Bearbeitung von Projekten mit Aufgabenzuordnung, Terminverwaltung und transparenter Dokumentation erlaubt. Beim Bearbeiten von Projekten gibt es aus meiner Wahrnehmung drei Werkzeuge, die primär genutzt werden: Ein Projekt wird in einer Tabellenkalkulation gemanagt, wenig kollaborativ, beschränkt transparent und im wahrsten Sinne des Wortes unübersichtlich in Spalten und Zeilen eingesperrt. Daneben erfolgt die Kommunikation in der Regel über E-Mail, wobei persönliche E-Mail-Ordner meist auch die privaten Projektmanagement-Repositories sind. Kommen neue Mitarbeiter in ein Projekt, so müssen sie sich in die besagte Tabelle “einfinden” und den zum Verständnis notwendigen E-Mail-Verkehr mühsam zusammensuchen und durchforsten.

Das andere Extrem ist der Einsatz professioneller Projektmanagement-Tools. In meiner Beschränktheit bin ich mit denen nie so richtig warm geworden. Sie waren mir für meine Marketing-Projekte viel zu kompliziert und umfangreich. Ja, natürlich haben diese Tools eine enorme Leistungsfähigkeit, über die ich Meilensteine tracken, Abhängigkeiten von Tasks dokumentieren oder Ressourcen verwalten kann. Die Werkzeuge sind unterdessen in der Regel an E-Mail gekoppelt, oft auch in Kombination mit Kollaborationswerkzeugen einsetzbar. Trotz all dieser Möglichkeiten waren sie für mich aber immer ein Overkill, wenig bis gar nicht auf Kollaboration ausgelegt und meine Projektpläne sind deshalb sehr schnell verkümmert.

Aktivitäten in IBM Connections ist für mich der goldene Mittelweg zwischen Tabellenwüste und Profi-Projektmanagement. Ich kann mein Projekt – oft waren es bei mir die Organisation von Veranstaltungen – sehr einfach strukturieren. Ganz wichtig, ich kann Personen oder Gruppen Aufgaben mit Termin zuordnen. Und wenn sich alle dran halten, habe ich in der jeweiligen Aktivität immer den aktuellen Status des Projekts im Blick. E-Mail verwende ich zur Benachrichtigung, die eigentliche Steuerung, Dokumentation und – ganz besonders wichtig – das Brainstorming findet aber transparent in der Aktivität und nicht in persönlichen E-Mail-Silos statt. Besonders diese offene Diskussion, den Austausch und die gemeinsame Generierung neuer Ideen empfinde ich immer als sehr nützlich.

Über Aktivitäten habe ich auch durchaus grosse Projekte und Events wie die JamCamps in 2010 und 2011 organisiert. Ein Riesenvorteil war hier, dass ich die involvierten externen Lieferanten – von Presseagentur bis zur Eventagentur – ebenfalls in die Aktivitäten einbinden konnte und nicht an dieser Stelle wieder mit E-Mail arbeiten musste. Bei ein solch unternehmensübergreifenden Projekten und Aktivitäten ist dann logischerweise der Einsatz in der IBM Smart Cloud notwendig, aber diese Option besteht ja.

Nette, willkommene Schmankerl sind sicher, dass IBM Connections und damit auch Aktivitäten auch als Apps für alle wichtigen mobile Devices verfügbar ist. Das erlaubt auch schnell das Nachschauen und Arbeiten von unterwegs, ohne dass der Computer hochgefahren werden muss – auf besagten Events sehr nützlich. Und natürlich ist die Integration mit den anderen Funktionen der Social Plattform IBM Connections sehr nützlich. Beispielsweise habe ich alle Projektmitarbeiter mit ihren Kontaktdaten im Zugriff. Communities können Aktivitäten beinhalten, sehr nützlich. Übergreifend über alle Aktivitäten, an denen ich beteiligt bin, kann ich meine persönlichen Aufgaben mit Fristen sehen und bearbeiten. Ich nutze das Dateimanagement, die Lesezeichen, Blogs und vieles mehr. Und ich kann eine Aktivität als Vorlage für neue Projekte entwickeln und wiederverwenden.

Wo liegt der Haken? Wie so oft darin, sich von gewohnten Arbeitsweisen zu verabschieden, im Change Management. Anwender müssen sich von ihrer gewohnten Art, Projekte zu managen, von persönlichen Tabellen und E-Mails lösen, und stattdessen bereit sein, transparent in den Aktivitäten zu arbeiten. Diese Transparenz ist nicht jedem willkommen. Da mag es das Gefühl geben, kontrolliert zu werden, oder aber Sicherheitsbedenken werden vorgeschoben. Soll ich wirklich alle meine Projektinformationen mit Y3^allen, gar meinen Lieferanten teilen? Natürlich kann die Sicherheit von Daten gewährleistet werden. Das ist eher eine Frage der Organisation denn der Technik, aber oft eine willkommene Entschuldigung, nicht offen, transparent und kollaborativ zu arbeiten. Hier hilft nur latente Überzeugungsarbeit und Leading by example, um zu überzeugen.

Ein für mich sehr wichtiges Feature von IBM Connections habe ich noch vergessen. Das Aktivitäten-Modul ist als Plugin für die IBM Notes Seitenleiste verfügbar. Dort kann ich also direkt meine Aktivitäten und Aufgaben bearbeiten. Noch wichtiger für mich ist, dass ich E-Mails per Drag-and-drop in die Seitenleiste ziehen, diese Aktivitäten oder Aufgaben zuordnen oder aufgrund der Mail eine neue Aufgabe oder Aktivität starten kann. Die entsprechende E-Mail wird dazu in HTML umgesetzt („gerendert“). Ich nutze diese Funktionalität nicht nur, um wichtige E-Mails und darin enthaltene Informationen Projekten zuzuordnen. Schon das ist extrem nützlich. Für mich ist es auch der generelle HTML-Konverter geworden, mit dem ich Notes-Mails in HTML umwandele und dann beispielsweise in Blogs und Communities weiter verarbeite, E-Mails aus dem persönlichen Posteingang in kollektiv verfügbares Wissen im IBM Intranet transferiere.

Aktivitäten sind für mich neben den Vorteilen einer wirklich integrierten Plattform eine der wichtigsten Gründe und Differenzierungsmerkmalen von IBM Connections. Projekte könne damit kollaborativ und transparent im Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit dem Supply Chain bearbeitet werden. „She sayes, hey babe, take a walk on the social side
Said, hey babe, take a walk on the social side
And all the workers go,

Doo doo doo doo doo doo doo doo doo
Doo doo doo doo doo doo doo doo doo …”

Hier zwei englischsprachige Videos, die den viel „zu wenig besungenen Helden“ – wie es Alan Hamilton beschreibt . Aktivitäten in IBM Connections 4.0 erläutern:

Suzanne Livingston in Kürze und Würze und etwa szu wenig Tiefe zu Aktivitäten:

Ein 7-minütiges Video, das Activities in Tiefe erläutert.



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  1. [EN] Social Business 2013: Less Talking. More Action. | Constellation Research | Digital Naiv

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