Vor einigen Wochen ist wieder die Studie von Initiative D21 / TNS Infratest: „Die digitale Gesellschaft in Deutschland – Sechs Nutzertypen im Vergleich“ erschienen. Demzufolge sind in Deutschland noch immer 53 % Digitale Außenseiter und Gelegenheitsnutzer. Die Zahl Profis nimmt jedoch langsam und stetig zu:

Die Studie analysiert auch die Nutzung sozialer Medien. Soziale Netzwerke haben demzufolge grosse Bedeutung erlangt, um sich privat und beruflich zu informieren. Die Nutzung variiert jedoch nach Anwendertyp sehr stark. Nur 26 % der Digital eher weniger Erreichten nutzen soziale Netzwerke. Die Digital Souveränen, meist eher der jüngeren Generation, sind dagegen zu 76 % in sozialen Netzwerken vertreten. Sie sind diejenigen, die im sozialen Netzwerk, in Facebook oder Google+, ihre Nachrichten senden und empfangen und nicht mehr - wie die eher ältere Generation - primär den E-Mail Klienten nutzen. Für die Digital Souveränen ist auch Präsenzanzeige ganz normal. Im sozialen Netzwerk sehen sie, wer online und verfügbar ist, und können diese Personen direkt anchatten. Hangouts oder Facetime auf dem iPhone, auch Echtzeitkommunikation per Video gehört immer mehr zu ihrem Alltag. Sie sharen Statusmeldungen oder Fotos über die Wall, entweder ganz offen oder mit einem selektierten Kreis von Freund. Und natürlich tun sie all dies nicht mehr nur am heimischen PC, sondern auch auf ihrem Smart Phone oder Tablet.

Diese "Netzwerker" oder Digital Souveränen - immerhin doch schon fast die Hälfte der Bevölkerung - treiben und übertragen diese Nutzungsweise natürlich auch in Unternehmen und ihren dortigen Berufsalltag. Und an ihnen lässt sich auch der Wandel vom eher E-Mail-orientierten hin zum netzwerk-orientierten Arbeitsplatz nachvollziehen. Diesem Trend folgt auch IBM Connections Next, das im Januar 2012 auf der Lotusphere vorgestellt wurde und in diesem Jahr auf den Markt kommt. IBM Connections Next ist die nächste Evolution - oder sollte man besser sagen Revolution - der Social Software von IBM. Zu den aus vorhergehenden Versionen schon bekannten Modulen wie Netzwerkprofile, Blogs, Wikis, Communities, Lesezeichen oder Aktivitäten kommen weitere wichtige Funktionen hinzu, die eine neue Generation von Netzwerkarbeitsplatz einläuten.

So werden E-Mail und Kalender als Social Mail in IBM Connections integriert, d.h. die Anwender können direkt in ihrem Corporate Social Network ihre E-Mails abrufen und beantworten. Dabei wird nicht nur das IBM-eigene Messaging-System Notes/Domino, sondern auch Microsoft Exchange unterstützt. Man muss also nicht mehr in seine E-Mail gehen, um seine Nachrichten bearbeiten zu können. Noch wichtiger ist für mich, dass die Nachrichten nun sehr einfach in die Module des sozialen Netzwerks, in eine Aktivität, einen Blog oder eine Community überführt und geteilt werden können. Wissen kann aus dem persönliche Posteingangsgrab in einen Unternehmenswissensspeicher überführt werden.

In IBM Connections Next werden auch Actvity Streams eingeführt. Ähnlich wie auf einem Facebook-Wall laufen im Stream die persönlich relevanten und abonnierten Ereignisse zusammen. Jedoch geht es dabei nicht nur um das reine Konsumieren von Informationen. Die Activity Streams integrieren Events aus vielfältigen Quellen an einer einzigen Stelle, erlauben diese direkt in IBM Connections anzusehen und vor allem auch direkt zu editieren, ohne in die Ursprungsanwendung wechseln zu müssen. Beispielsweise kann eine SAP Transaktion bearbeitet werden, die über das SAP NetWeaver Gateway in die Activity Streams gespeist werden. IBM setzt bei der Integration auf Standards wie OpenSocial, Activity Streams, HTML5 oder CMIS.

Im Activity Stream werden auch Events aus dem neuen IBM Docs auftauchen. IBM Docs ist der neue Social Editor, mit dem Texte, Tabellen und Präsentationen zusammen im sozialen Netzwerk bearbeitet werden können. Über IBM Docs können verschiedene Connections-Anwender an einem Dokument arbeiten, Paragraphen zur Überarbeitung oder Erstellung zugewiesen werden, eine Präsentation gemeinsam erstellt werden oder Daten gezielt in Tabellenreports zusammengefügt werden. Natürlich werden Microsoft- wie auch OpenOffice-Formate unterstützt.

Zwei weitere Funktionsbereiche sind besonders wichtig: Echtzeitkommunikation und Präsenzanzeige gehören natürlich zum sozialen Arbeitsplatz. Man sieht, ob ein Kollege anwesend oder in Besprechung ist, kann ihn direkt anchatten oder anrufen. Und die Möglichkeit, Informationen oder Vorgänge gezielt mit allen oder bestimmten Anwendern zu sharen, zu teilen, ist eine weitere Funktionalität. Dieses Share-Paradigma ist kennzeichnend für den Netzwerk-zentrierten Arbeitsplatz.

Weiterhin besonders prägend ist, dass die gerade beschriebenen Funktionen auch auf mobilen Devices, auf Smart Phones und Tablets verfügbar sind. Dies geschieht natürlich angepasst an das Device, dessen Möglichkeiten und Funktionalität. Mobiles Arbeiten, Meetings auf dem Tablet, chatten über das Smart Phone, sind ebenso verfügbar wie natürlich die Module von IBM Connections.  Und 2012 kommen immer mehr Funktionen und Module hinzu.

Besonders bemerkenswert ist, dass auch immer mehr Kunden, die Microsoft Exchange, Office und Sharepoint einsetzen, die Vorteile von IBM Connections als Social Software erkennen und diese in ihrer Microsoft-Umgebung einsetzen. Auf der Lotusphere präsentierten nicht nur deutsche Kunden, dass die Microsoft-Produkte und der Dokumentenmanager Sharepoint im Zeitalter des Social Business einfach nicht genügen und sich deshalb für IBM Connections entschieden wurde. Auch wenn Microsoft gerade in Deutschland beginnt, von einem "Social Sharepoint" zu sprechen, und dabei auf Partnerprodukte sowie natürlich künftige Releases von Sharepoint verweist, die selbstverständlich alles können werden, bleibt meinerseits festzuhalten: Das beste Produkt, um Sharepoint und Microsoft-Umgebungen zu social'izen, ist - wie es die Kundenbeispiele und -zitate zeigen - IBM Connections.

Natürlich ist ein revolutionärer Übergang von einem bisher E-Mail- und Datei-zentrierten zu einem netzwerkorientierten Arbeitsplatz nicht von heute auf morgen machbar. Der traditionelle "White Collar"-Nutzer in Unternehmen lebt noch immer vorwiegend in seinem Posteingang und will den auch nicht so schnell verlassen. Deshalb unterstützt IBM beide Arbeitsplatztypen: Lotus Notes bekommt zu den schon lange vorhandenen sozialen und Echtzeitkommunikations-Funktionen immer weitere Funktionen. So werden beispielsweise Activity Streams in den nächsten Notes/Domino-Releases unterstützt. Auf diese Weise sind natürlich gemischte Umgebungen möglich, in denen die verschiedenen Benutzergruppen effizient zusammenarbeiten können. <!-- @page { margin: 2cm } P { margin-bottom: 0.21cm } -->

Gerade die Entwicklung in Deutschland in 2011 zeigt, dass immer mehr Unternehmen erkennen, dass sie den Weg zum Social Business gehen und die Paradigmen des Web 2.0 ins Unternehmen übertragen müssen. Dazu gehört die entsprechend leistungsfähige und vor allem offene, auf Standards basierende Software. Mindestens genauso wichtig ist aber auch der Wille, die Führungs- und Kollaborationskultur des Unternehmens. Deutschland ist hier im weltweiten Vergleich durchaus vorne. Viele Grossunternehmen, aber gerade auch der innovationsfreudige Mittelstand, erkennen die Chancen, die sie als Social Business im weltweiten Wettbewerb haben.

Vor einigen Wochen hat Bianca Garde - @chiliconcharme auf Twitter - zur Blogparade zum Thema Arbeitsplatz der Zukunft aufgerufen. Das Ergebnis kann sich meiner Ansicht nach sehen lassen (und ich habe auch meine Arbeitsplatzbeschreibung hinzugefügt). Hier sind die Beiträge zu finden. Oder genauso gut: Hier ist das versprochene E-Book:

Bianca Gade von netmedia - nebenberuflich auch Mitfahrerin des IBM Social Business JamCamp Busses - hat zu einer Blogparade zum Thema "Arbeitsplatz der Zukunft" aufgerufen. Anlass genug, nochmals einige Beiträge rauszukramen, zusammenzufassen und zu aktualisieren, die ich im Lauf der letzten Monate geschrieben habe.

Meine Art zu arbeiten, hat sich in den vergangenen Jahren dramatisch verändert. Vor 5 Jahren fuhr ich morgens normal im Büro der FileNet GmbH nach Bad Homburg. Jeden Morgen ging es per Auto rund 30 - 40 Minuten ins Büro beziehungsweise abends zurück. Seit ich bei der IBM bin, arbeite ich weitgehend im Home Office. Vom Frühstückstisch geht es - so ich nicht unterwegs bin - direkt an meinen Heimarbeitsplatz. Das herkömmliche Büro in meiner Heimlokation Frankfurt besuche ich nur, wenn ich mich dort mit Kolleginnen und Kollegen zum Bürotag mit gemeinsamen Mittagessen verabrede. In der Frankfurter Niederlassung der IBM habe ich auch wie all die anderen keinen festen Arbeitsplatz mehr. Wir arbeiten im Großraumbüro und suchen uns einen freien Schreibtisch. Der Container mit Bürounterlagen wird dorthin gerollt, Notebook und Telefon eingestöpselt und los geht es. Abends ist der Arbeitsplatz sauber zu hinterlassen. Clean Office nennt man das. Mischt sich nun im Büro die Population jeden Tag dynamisch durch? Nein, es bilden sich natürlich Gruppierungen heraus und manch einer, der regelmässig im Büro ist, hat natürlich qua Gewohnheit seinen wiederum festen Schreibtisch.

Warum fahre ich nun nicht regelmässig ins Büro? Zuerst einmal vermisse ich die Kolleginnen und Kollegen. Der Schwatz zwischendurch, das gemeinsame Kaffee oder Mittagessen fehlen mir. Auf der anderen Seite bin ich für mein Home Office dankbar, denn ich bin in meinem Job ein Vieltelefonierer. Im Großraumbüro ist es einfach zu laut und unruhig, die "Quiet Rooms" oder Besprechungsräume sind latent besetzt, so dass ein konzentriertes Telefonieren schwer möglich ist. Da geniesse ich bewusst die Ruhe und meinen drahtlosen Kopfhörer am Heimarbeitsplatz, der es mir auch mal erlaubt, auf dem Balkon oder an der Kaffeemaschine zu sprechen.

Und natürlich benutze ich auch meine anderen Werkzeuge, um einerseits effizient kommunizieren zu können, andererseits mich auch sozial wohl zu fühlen. Ich möchte Instant Messaging nicht mehr missen, um schnell und unkompliziert Sachverhalte nachzufragen und zu bearbeiten. Chatten ist seitdem ich bei der IBM bin ein ganz normales berufliches Arbeitswerkzeug geworden. Es ist ganz selbstverständlich, dass alle IBM Kollegen - so sie online sind - im Instant Messaging eingeloggt sind und ich dort auch deren Status ("Verfügbar", "In Besprechung", "Weg vom Computer", "Bitte nicht stören") sehe. Auch mit immer mehr Geschäftspartnern und Kunden, die Plattformen wie Greenhouse, LotusLive oder EULUC nutzen, chatte ich unterdessen direkt.

Inzwischen ist unser Instant Messaging durch "Unified Telephony" angereichert worden. Darüber steuere ich meine telefonische Erreichbarkeit. Ich habe nur noch eine "virtuelle" Telefonnummer, über die Anrufe an das Gerät weitergeleitet werden, über das man mich gerade erwischen kann: im Home Office meine dortige Festnetznummer, unterwegs meine Mobilnummer, im Büro meine Büronummer, im Urlaub meine Vertretung und so weiter. Natürlich gehört ein "Soft Phone"-Funktionalität (Telefonieren über den Computer) ebenso zum Funktionsumfang wie die Integration in die gerade beschrieben Präsenzanzeige des Instant Messaging.

Auf soziales Netzwerken kann ich ebensowenig verzichten wie auf Instant Messaging. Intern nutze ich unser IBM-internes soziales Netzwerk, um Dateien, Lesezeichen, generell Marketinginformationen zur Verfügung zu stellen und so die Flut an E-Mail-Anfragen einzudämmen. Immer mehr Kolleginnen und Kollegen wissen, dass ich alle beruflich relevanten Informationen in meinen Dateien, im Wiki oder meinen Blogs dokumentiere. Und diejenigen, die weiter per E-Mail nachfragen, versuche ich zu den Vorteilen des Information Sharings per sozialem Netzwerk zu bekehren. Mein Kollege Luis Suarez hat dies zur Perfektion getrieben und kommt mit 10 - 20 E-Mails pro Tag aus. So weit habe ich es nicht geschafft, aber ich arbeite sehr konsequent an der Minimierung meiner persönlichen E-Mail Flut.

Das tue ich auch in meiner Aufgabe als Marketier in der Zusammenarbeit mit externen Lieferanten, mit PR- und Werbeagenturen oder Textern. Die konventionelle Arbeitsweise ist, dass Texte oder Grafiken per E-Mail verschick und grosse Dateien per FTP transferiert werden. Gerade der Austausch von Dateien per E-Mail führt zu Inkonsistenzen. Was ist die aktuelle Version? Wer hat sie? Ebenso suboptimal ist ein Projekt-, Aufgaben- und Terminmanagement per E-Mail oder in Form von Tabellen. Der Status eines Projekts ist schwer nachvollziehbar. Neue Mitarbeitern wird es schwerig gemacht, in ein Projekt auf den aktuellen Stand zu kommen.

Diese Arbeitsweise löse ich mehr und mehr durch eine effizientere „Social Business“ Arbeitsweise ab. Immer mehr Marketingprojekte mit Agenturen werden unterdessen online abgewickelt. Dateien, Grafiken oder Protokolle werden in eine geschlossene Community gestellt. Dadurch stehen immer die aktuellsten Versionen online allen Projektbeteiligten zur Verfügung. Außerdem wird das Projekt mit allen Meilensteinen, Aufgaben und Terminen ebenfalls online gemanagt. Hierdurch kommt es zu einer größeren Übersichtlichkeit und klaren Zuweisung von Aufgaben. Neue Teammitglieder haben sofort alle notwendigen Projektinformationen zur Verfügung. Darüber hinaus ermöglicht die Community eine transparente Diskussion und Kommentierung, wodurch Ideenaustausch und Innovation getrieben werden. Die Projektarbeit wird durch Realtime Kommunikation, durch Onlinebesprechungen und Instant Messaging weiter optimiert. Die Lösung steht außerhalb des IBM Firewalls für externe Partner zugreifbar in der Cloud zur Verfügung. Auf der Plattform kann ich mich mit beliebig vielen Partner und "Externen" vernetzen, mit ihnen geschützte Communities aufbauen und Aktivitäten aufsetzen.

Sozialen Medien und Technologien haben also für mich in der täglichen Projektarbeit, aber auch in der externen Kommunikation privat und beruflich enorme Beduetung erlangt. Ich informiere über soziale Kanäle, die EULUC-Kundenplattform, Facebook und Twitter, Kunden und Interessenten und nutze diese intensiv zum Dialog mit diesen Zielgruppen. Soziale Medien sind dabei für mich wirklich sozial, auch privat: Ich kommuniziere - meist über Facebook - regelmäßig mit Freunden weltweit. Im Gegensatz zur Kommunikation per E-Mail schalten sich dann auch Bekannte in die Kommentare auf der Facebook Wall ein, was durchaus zu anregenden Gruppendiskussionen führt. Unzweifelhaft empfinde ich das als eine Bereicherung meines sozialen Lebens.

Daneben habe ich über Facebook, Twitter & Co. in den vergangenen 2 Jahren viele neue Friends und Follower gewonnen, mit denen ich mich austausche. Gleich und gleich gesellt sich und desöfteren finde ich neue Bekannte, mit denen ich sofort eine Wellenlänge und ein gemeinsames Verständnis habe. Das Web-Du ist nicht erzwungen, sondern ganz natürlich. Dabei verschwimmen im sozialen Netz die Grenzen zwischen beruflicher und privater Identität.

Zurück zum Home Office: Selbstverständlich gibt es auch vielerorts Skeptiker, die dem Heimarbeitsplatz skeptisch gegenüber stehen. Mähst Du nicht die ganze Zeit den Rasen oder liegst auf dem Sofa? Der erfolgreiche Heimarbeitsplatz ist eine Kombination von Selbstdisziplin und Vertrauen seitens des Arbeitgebers. Ja, man muss sich selbst organisieren. Man kann aber auch die Flexibilität geniessen und sich die Arbeitszeit so einteilen, wie es der persönlichen Work Life Balance entspricht. Und dies muß sicher nicht zum Nachteil des Arbeitgebers sein. Leistung hat nichts mit Präsenz im Büro zu tun.

Mein Arbeitsplatzrechner ist übrigens seit einiger Zeit ein MacBook. IBM erlaubt es, neben Windows auch Linux und andere Betriebssysteme sowie eigene Geräte - Stichwort Bring Your Own Device - am Arbeitsplatz zu verwenden. Jedoch unterstützen IT und Support nicht den Mac. Es wird lediglich die Infrastruktur zur Verfügung gestellt, so daß ich mich über VPN ins IBM Netzwerk einwählen und von unterwegs oder zuhause arbeiten kann. In der IBM hat sich daraufhin eine weltweite Community mehrerer Tausend Mac-Anwender gebildet, die genau die Support- und Hilfefunktion selber übernehmen. Die IBM'er weltweit helfen sich so gegenseitig und erklären, wie welche technische Herausforderung gelöst wird, wie VPN oder W-LAN Zugriffs ins IBM Netz zu konfigurieren sind und vieles mehr.

Über diese Community und Sub-Communities, die sich mit Themen wie Notes unter Mac-OS befassen, habe ich alle Fragen und Probleme rund um den beruflichen Einsatz meines Macs lösen können. In der gesamten Zeit, in der ich nun mit dem Mac arbeite, war ich nur zweimal lahmgelegt und das durch einen Zusammenbruch der Leitungen unseres Providers in den USA aufgrund eines Schneesturms. Die Mac-Community ist meiner Meinung nach ein weiteres hervorragendes Beispiel für die Vorteile von sozialen Netzwerken: Special Interest Communities können sich bilden und sich gegenseitig höchst effizient helfen. Für mich selbstverständlich, aber unbedingt erwähnenswert ist noch, dass meine gesamte Bürosoftware auch für und auf dem Mac verfügbar ist: Lotus Notes, Office-Paket, Instant Messaging, Telefonie und vieles mehr.

Neben dem Heimarbeitsplatz spielt für mich das mobile Arbeiten eine immer größere Rolle. Eigentlich müsste man vom mobilen Office denn vom Home Office sprechen, wobei es sicher Unterschiede in Büro- und Telekommunikationsausstattung (Schreibtisch und -stuhl, großer Monitor, Telefonanlage u.v.a.) gibt. Doch auch wenn der Monitor unterwegs kleiner ist, stehen die meisten der beschriebenen Funktionen auch mobil zur Verfügung.

Doch darüber hinaus hat sich meine mobile Arbeitsweise im vergangenen Jahr deutlich verändert. Schuld daran ist das iPad, das ich vor rund einem Jahr in Betrieb genommen habe. Noch heute ist mein iPhone, das unterdessen runde 3 Jahre im Einsatz ist, primär Telefon, Terminkalender und Adressbuch. Ich war nie der E-Mail Junkie und Vieltipper auf dem Telefon. Die vielfältigen Apps, die auf dem iPhone installiert sind, nutze ich - vollkommen losgelöst von potentiellen Telekommunikationskosten - nur bei sehr drängendem Bedarf, denn mir ist der Bildschirm des iPhone noch immer zu klein, um darauf vernünftig lesen oder gar arbeiten zu können.

Das iPad hat meinen Nutzungsverhalten deutlich verändert. Wenn ich jetzt unterwegs bin, nehme ich es oft zur Hand, auf dem Sofa, auf dem Flugplatz, im Zug, im Bad, beim Frühstück, im Bett und sogar auch der Badewanne, um meine E-Mails zu lesen und in Kürze zu beantworten, meine RSS Feeds, also die von mir selektierten Nachrichtenkanäle, und Web Sites zu durchstöbern oder um "sozial" zu netzwerken. Bei einigen Reisen ist oft nur noch das iPad dabei und mein MacBook bleibt zuhause. Zwar ist für mich das iPad (noch) kein Arbeitstier, kein Werkzeug zum komfortablen Texten, Tabellen zu bearbeiten oder Präsentationen zu erstellen. Trotzdem hat das iPad radikal verändert, wie ich arbeite, lese und netzwerke.

Es ist mein primäres Lesegerät. Es hat dazu geführt, was ich an vielen Kollegen und Bekannten in den vergangenen Jahren belächelt habe: Ich prüfe morgens beim Frühstück oder auch spät abends nochmal meine E-Mails. Noch nicht ist es gottseidank nicht so weit, dass ich nachts aufwache und E-Mails checken muss, aber mein Verhalten hat sich durchaus geändert und die Grenzen von Arbeitszeit und Freizeit verschwimmen stärker.

Und diese Entwicklung muss man durchaus kritisch betrachten. Ich muss lächeln, wenn Arbeitgeber aus Kostengründen ihren Mitarbeitern keine mobilen Endgeräte und Flatrates bezahlen wollen. Meiner Ansicht viel zu kurz gedacht, denn der Nutzen der Unternehmen, den sie daraus generieren, dass ihre Mitarbeiter mobil sind, ist wahrscheinlich höher als die damit verbundenen Kosten. Andererseits muss sich jeder Nutzer von Smart Phones und Tablets fragen, wann man beruflich auch einmal "off" sein und will und welche quasi Erwartungshaltung auch die Vorgesetzten unterdessen schon haben. Es gibt sicher zu denken, wenn eine Telekom eine Richtlinie zum “Umgang mit mobilen Arbeitsmitteln außerhalb der Arbeitszeit” erlässt und damit die Mitarbeiter explizit auffordert, die Geräte in der Freizeit auszuschalten.

Ich habe bewusst hier einmal meine derzeitge Arbeitsweise beschrieben, den ich glaube, dass vieles von dem, wie ich arbeite, zum Arbeitsplatz der Zukunft gehört. IBM ist sicher sehr fortschrittlich und ein Vorbild, vom Heimarbeitsplatz über Bring Your Own Device bis zum mobilen Arbeiten und dem Einsatz modernster Kollaborationstechnologien. Ich bemerke, wie der Einsatz sozialer Technologien intern in der IBM, extern in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern und in der Kommunikation mit Kunden, Interessenten und der "Öffentlichkeit" meine Arbeit und meinen Arbeitsplatz wandelt. Soziale Technologien ergänzen, integrieren und modifizieren dabei bisherige Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Telefon. Damit einher geht auch im beruflichen Umfeld eine neue Kultur des Netzwerkens, der höheren Bereitschaft zum Teilen von Informationen und Transparenz und Beweglichkeit. Wir sind aller Widerstände trotzend auf dem Weg aus dem Informationssilo-behafteten, E-Mail zentrischen Zeitalter in ein Zeitalter des Social Business, das auch und gerade unsere Geschäftsleben verändert. 

Die ARD startet eine Themenwoche "Der mobile Mensch" und beleuchtet unterschiedlichste Aspekte der Mobilität. Losgelöst davon, dass ich das Thema gerade in Social Media ganz anders aufziehen würde - eine meiner Meinung nach riesige vertanene Chance -, hier einige Gedanken zum Thema Mobilität, insbesondere mobilem Arbeiten. Meine Art zu arbeiten, hat sich in den vergangenen 5 Jahren dramatisch verändert.

Vor 5 Jahren arbeitete ich normal im Büro der FileNet GmbH in Bad Homburg. Jeden Morgen ging es per Auto rund 30 - 40 Minuten ins Büro beziehungsweise abends zurück. Heute arbeite ich weitgehend im Home Office. Vom Frühstückstisch geht es - so ich nicht unterwegs bin - direkt an meinen Heimarbeitsplatz. Das herkömmliche Büro in meiner Heimlokation besuche ich nur, wenn ich mich dort mit Kolleginnen und Kollegen zum Bürotag mit gemeinsamen Mittagessen verabrede. In der Frankfurter Niederlassung der IBM habe ich wie auch die anderen keinen festen Arbeitsplatz mehr. Wir arbeiten im Großraumbüro und suchen uns einen freien Schreibtisch. Der Container mit Bürounterlagen wird dorthin gerollt, Notebook und Telefon eingestöpselt und los geht es. Abends ist der Arbeitsplatz sauber zu hinterlassen. Clean Office nennt man das.

Ach ja, man muss auch sein Notebook mit Kensington Schloss anketten, so man den Platz verlässt. Das firmeneigene Notebook soll nicht verlustig gehen. Da ich mit selbst erstandenem Macbook arbeite - IBM erlaubt dies -, achte ich selbst darauf, dass mein teuer erstandenes Gerät natürlich geschützt ist. Mischt sich nun im Büro die Population jeden Tag dynamisch durch? Nein, es bilden sich natürlich Gruppierungen heraus und manch einer, der regelmässig im Büro ist, hat natürlich quasi Gewohnheit seinen wiederum festen Schreibtisch.

Warum fahre ich nun nicht regelmässig ins Büro? Zuerst einmal vermisse ich die Kolleginnen und Kollegen. Der gemeinsame Kaffee oder Mittagessen fehlen mir. Auf der anderen Seite bin ich für mein Home Office dankbar, denn ich bin in meinem Job ein Vieltelefonierer. Im Großraumbüro ist es einfach zu laut und unruhig, die Quiet Rooms oder Besprechungsräume sind besetzt, so dass ein konzentriertes Telefonieren schwer möglich ist. Da geniesse ich bewusst die Ruhe und meinen drahtlosen Kopfhörer am Heimarbeitsplatz, der es mir auch mal erlaubt, auf dem Balkon oder an der Kaffeemaschine zu sprechen. Und natürlich brauche ich auch meine anderen Werkzeuge, um einerseits effizient kommunizieren zu können, andererseits mich auch sozial wohl zu fühlen. Ich möchte Instant Messaging, Chatten, nicht mehr missen, um schnell und unkompliziert Sachverhalte nachzufragen und zu bearbeiten.

Auf soziales Netzwerken kann ich ebensowenig verzichten. Intern nutze ich es, um Dateien, Lesezeichen, Informationen zur Verfügung zu stellen und so die Mailflut einzudämmen. Immer mehr Kolleginnen und Kollegen wissen, dass ich alle beruflich relevanten Informationen in meinen Dateien, im Wiki oder meinen Blogs dokumentiere und diejenigen, die weiter immer mehr per E-Mail nachfragen, versuche ich zu den Vorteilen des Information Sharings per sozialem Netzwerk zu bekehren. Mein Kollege Luis Suarez hat dies zur Perfektion getrieben und kommt mit 10 - 20 E-Mails pro Tag aus. So weit habe ich es nicht geschafft, aber ich arbeite an der Minimierung der E-Mail Flut. Die sozialen Medien haben daneben für mich auch extern enorme Bedeutung erlangt. Einerseits informiere ich Geschäftspartner, Kunden und Interessenten über soziale Medien und nutze diese auch zum Dialog mit diesen Zielgruppen.

Andererseits sind es für mich wirklich soziale Medien. Ich kommuniziere darüber mit Freunden, die unterdessen in Südafrika oder an anderen Orten wohnen und arbeiten. Und über Facebook, Twitter & Co. habe ich in den vergangenen 2 Jahren viele neue Bekannte, Friends und Follower gewonnen, mit denen ich mich austausche. Hierbei geht es ganz sicher nicht nur um berufliche Dinge, sondern es wird auch über Privates geplauscht. Ich halte also Kontakt zu alten Freunden und gewinne Neue hinzu. Das soziale Netz kann für mich durchaus sozial sein und tut gut. Oft treffe ich ich neue Kontakte und sofort haben wir eine Wellenlänge und ein Verständnis. Das Web-Du ist nicht erzwungen, sondern ganz natürlich.  Und entgegen der Unkenrufe der extrem weiterbildenden Netzschlechtschreiber werden dort nicht nur peinliche Geheimnisse oder Bilder ausgetauscht. Ja, im sozialen Netz verschwimmen ganz sicher die Grenzen zwischen beruflicher und privater Identität. Genau deshalb ist Ausbildung, ist der bewusste Umgang in sozialen Medien gefragt.

Zurück zum Home Office: Selbstverständlich gibt es auch die Skeptiker. Mähst Du nicht die ganze Zeit den Rasen oder bügelst die Hemden? Der erfolgreiche Heimarbeitsplatz ist eine Kombination von Selbstdisziplin und Vertrauen seitens des Arbeitgebers. Ja, man muss sich selbst organisieren. Man kann aber auch die Flexibilität geniessen und sich die Arbeitszeit so einteilen, wie es der persönlichen Work Life Balance entspricht - ich mag das Wort nicht, obwohl mir mein berufliche Bekannter und Freund Henry Walther (Henry, keinen Schreck kriegen) die Balance par exllence vorlebt. Und dies muß nicht zum Nachteil des Arbeitgebers sein, der misstrauisch ist. Natürlich misstrausich ist habe ich zuerst geschrieben.  Nur weiss ich nicht, ob dieses Mißtrauen natürlich sein muss und man vielleicht als Arbeitgeber besser auf die Leistung schauen sollte.

Doch jetzt genug, das Home Office, der Heimarbeitsplatz, und soziale Medien sind nur ein Bestandteil meines mobilen Lebens. Da gibt es noch mehr, das Arbeiten unterwegs, always on, die neuen Spielzeuge und so weiter. Wenn ich es trotz Jobs trotzdem schaffe, mehr zum mobilen Stefan, der unterwegs in Deutschland oder sonst wo ist, in einem zweiten Posting.

Sehr interessant Ergebnis einer Studie, die von Harmon.ie gesponsort wurde. Jeder Arbeiter in den USA verliert pro Tag eine Stunde durch Störungen und Unterbrechungen. 57 % dieser Störungen sind unterdessen elektronischer Natur: E-Mail, Instant Messages, Facebook, Wechseln zwischen Anwendungen ...

Dieser Tage bin ich bei der Installation des neuen Firefox-Browsers und bei der Vorbereitung des Vortrags von Arnd Layer und mir zu re:publica auf ein Firefox-AddOn namens Shareaholic gestossen. Mit Shareaholic kann man interessante Links auf Twitter, Facebook, LinkedIn und vielen, vielen anderen sozialen Diensten "sharen" bzw. teilen. Die Liste der Dienste, die unterstützt werden, ist beeindruckend, schier endlos und reicht von sozialen Netzwerken über E-Mail bis zu Blogs und anderen Services. Und dieser Name passt zu vielen Überlegungen und Gedanken, die ich mir um Veränderungen in derzeitigen Arbeitsweise mache. (Nicht nur) nach meiner Beobachtung sehen wir einen Paradigmenwechsel im Verhalten vieler insbesondere junger Leute. Vor allem sie sind wesentlich bereiter, Informationen zu teilen. Sie sind eine Generation, die mit sozialen Netzen, Twitter und SMS aufgewachsen sind. Für viele von ihnen ist es ganz natürlich, Fotos und Statusmeldungen auf Facebook einzustellen. Die Shareaholics sind unter uns. Always on. Überall am sharen, am zwitschern, bloggen und netzwerken.

Und ich höre die Apologeten von Datensicherheit und Datenschutz aufjaulen. Nein, ich möchte die Problematik der Data Privacy um Himmels willen nicht klein reden. Data Privacy muss sein und es ist eine gesellschaftliche Aufgabe von Kindergarten an bis zur Seniorenweiterbildung den Umgang mit Datenschutz und sozialen Medien zu lehren. Aber genau dort muss gehandelt werden und nicht bei der Verteufelung oder dem Verbot sozialer Medien und des neuen "Share-Paradigmas". Die neue Geisteshaltung, die ich hier überspitzt Shareaholic nenne, ist eine riesige Chance für Unternehmen und für den Einzelnen. Endlich ist es technologisch einfach und vor allem von der Mentalität her denkbar, Informationen und Wissen in hohem Maße vorbehaltslos miteinander zu teilen. Endlich müssen viele aus ihren Elfenbeintürmen herauskommen, in denen sie ihr Herrschaftswissen sorgfältig gehortet und geschützt haben. Die sozialen Medien in Kombination mit denen neuen Shareaholics stossen die Türen dieser Türme unaufhaltsam auf.

Luis Suarez hat dieser Tage über die Begrifflichkeiten Knowledge Management, Enterprise 2.0 und Social Business gebloggt und dabei Knowledge Management als Großvater oder Großmama von Social Business bezeichnet. Da ist bei allen Unterschieden im Detail sehr vieles dran. Vor mehr als 20 Jahren haben wir Knowledge Management gepredigt, die Notwendigkeit, Wissen zu teilen und zu bewahren. Mit Tools wie vor allem Lotus Notes haben wir das technologisch zu realisieren versucht. Doch oft war das nicht erfolgreich. Dies lag aber ganz sicher nicht an den Tools. Dies lag vor allem an der Mentalität und daran, dass es nicht gelungen ist, die Mitarbeiter vom persönlichen Nutzen von Knowledge Management zu überzeugen.

Genau hier hat ein Wandel stattgefunden. Durch die jüngere Generation kommen Mitarbeiter in die Unternehmen, die aufgrund ihres privaten Umgangs mit dem Web 2.0 wesentlich eher bereit sind, Wissen und Informationen zu teilen. Die Generation E-Mail Posteingang wird durch die Generation Facebook, durch die Shareaholics, aufgemischt, und zwar dramatisch. Dieser Tage habe ich mich mit einem Kollegen unterhalten, der bemerkte, dass einige Leute vor allem davon leben, in E-Mails ihren Chef oder bestimmte Personen auf CC zu setzen. Von BCC (Blindkopie) will ich hier gar nicht reden. Ed Brill spricht in einem Interview zur Zukunft von E-Mail von denjenigen, die die Welt cc'en. Auch das ist ein Symbol heutiger Verhaltensweise, die durch die Shareaholics in Frage gestellt wird. Die Shareaholics stehen auch und vor allem für Transparenz, mit allen auch damit verbundenen Risiken.

Wird also E-Mail durch Social Software verschwinden? Nein, aber wie E-Mail genutzt wird, ändert sich auch nach Ed Brills Meinung. Ich gehe weiter und sage, auch die Rolle von Dokumenten und Dateien wandelt sich im Zeitalter von Social Business. Einfach zwei Beispiele aus meiner persönlichen Arbeitswelt. Ich war immer jemand, der Informationen geteilt hat. Wie geschah das früher? Ich habe einen Link zu einem Artikel kopiert, vielleicht einen Paragraphen, den Text in eine E-Mail eingefügt und die E-Mail dann an die Adressaten versendet, für die diese Information meiner Ansicht nach wichtig ist. Heute speichere ich den Artikel als Bookmark, als Lesezeichen in der Social Software ab, versehe das Lesezeichen mit den wichtigsten Tags (Schlagworten), füge eventuell einen Kommentar hinzu, und lasse die Social Software ausgewählte Kollegen per E-Mail über das neue Lesezeichen informieren. E-Mail bleibt im Spiel, als Benachrichtigungsmedium, aber nicht mehr als Datengrab, wo Informationen in persönlichen Posteingängen verschwinden. Das Lesezeichen steht von nun an aber allen Kollegen, kann frei über Tags und Suche gefunden werden.

Analog wie bei Lesezeichen verfahre ich unterdessen auch mit Dateien. Wer kennt sie nicht, die riesigen Dateianhänge, die noch immer per E-Mail verschickt werden? Möglichst noch an einen riesigen Verteiler, damit wirklich viel Speicherplatz verbraucht wird. Dateien kommen bei mir in aller Regel ebenfalls in die Social Software, werden genau wie Lesezeichen ge-tagged. Auch hier kann ich E-Mail-Benachrichtigungen senden lassen, wenn es notwendig ist. So sharen wir Dateien übrigens nicht nur intern, sondern auch in der Kommunikation mit Kunden und Partnern, dann eben über eine cloud-basierte Lösung außerhalb des Firewalls. Weitere Beispiele, vom Einsatz von Wikis und Blogs, ließen sich hier hinzufügen. Beispielsweise wird die gesamte Wissensbasis zu und für unseren Bereich in einem Wiki gepflegt, von Vertriebs- über Marketing- bis zu technischen Informationen. Blogs spielen in der Außen- und Innenkommunikation als Medium, schnell und problemlos etwas zu publizieren, eine unterdessen unverzichtbare Rolle.

Folgende Aspekte sind aus meiner Sicht  beim Umgang mit Social Software besonders erwähnenswert: Man muß seine ganz persönlichen, gewohnten Verhaltens- und Ich-sende-E-Mail-Muster in Frage stellen und dort wo es sinnvoll ist, seine eigene Arbeitsweise ändern und der neuen sozialen Art zu arbeiten anpassen. Denjenigen, die in sozialen Netzen privat unterwegs sind, fällt das sicher leichter als denjenigen, die dort passiv sind oder nur E-Mail machen. Hier haben auch wir noch Verbesserungspotential, in dem wir Best Practises - wie mache ich was am besten - besser publizieren. Social fängt also erst einmal ganz persönlich an.

Und natürlich befinden wir uns noch ganz am Anfang des sozialen Arbeitens. Der größte Teil der Kollegen lebt noch immer in seiner E-Mail Inbox, in unzähligen Tabellen und Foliensätzen, die bis zum Exzess in der Matrix eingefordert, produziert und verteilt werden. Um so wichtiger sind aus meiner Sicht Leuchttürme wie ein Luis Suarez, der ein Leben jenseits der E-Mail Inbox postuliert, und eben die eigene Arbeitsweise demonstrativ zu ändern. Die Anzahl der eingeforderten Tabellen und Folien ist übrigens durch das Ändern meiner eigenen Arbeitsweise nicht kleiner geworden, aber ich erstelle und aktualisiere sie effizienter und meine Kollegen wissen genau, wo sie in der Social Software zu finden sind.

Natürlich haben sich auch die technischen Rahmenbedingungen seit dem Knowledge Management-Postulat geändert. Internet und soziale Medien spielten vor 20 Jahren sicher nicht die heutige Rolle. Aber die Technologie ist nur ein "Enabler", versetzt die Mitarbeiter auf einfachere Weise in die Lage, Information zu teilen. Wichtiger ist neben dem natürlichen Umgang mit sozialen Tools die fast selbstverständliche Bereitschaft vor allem der jüngeren Leute, diese auch aktiv zu nutzen. Wir sehen das im eigenen Unternehmen und in vielen Projekten. Wer privat auf Facebook unterwegs ist, hat kein Problem in der Benutzung IBM Connections. Wer privat twittert, versteht auch berufliches Microbloggen. Wer privat mit seinen Freunden in Amerika und Australien vernetzt ist, vernetzt sich auch im Unternehmen und über die Firmengrenzen hinaus mit Kunden und Partnern.

Viele Unternehmen - vor allem die sogenannten Early Adoptors - erkennen das geschäftliche Potential, das die neue Mentalität der Shareaholics in Kombination mit Social Software bietet. BASF nennt ihr beispielhaftes Projekt connect.BASF. Bayer-CIO Kurt De Ruwe spricht davon, dass man auf Web 2.0 im Unternehmen gar nicht mehr verzichten könne. Continental entscheidet sich für das Werkzeug, das das Facebook-Prinzip für Unternehmen am benutzerfreundlichsten abbildet. Unternehmen wie Rheinmetall, in einer Branche tätig, die man erst einmal nicht mit Social Software in Zusammenhang bringt, nutzt bereits seit Jahren soziale Netzwerke, Team Rooms und Instant Messaging, weil diese Werkzeuge die interne Produktiviät steigern und Zusammenarbeit verbessern.

Diese Unternehmen sind Vorreiter, aber sie haben das Potenzial erkannt, das in der Kombination von Shareaholics und Social Software steckt. Viele andere stecken noch im Datei- und E-Mail-Paradigma fest und mancher Betriebsrat, manche Führungskraft agieren als Bedenkenträger. Bedenken darf und sollte man haben, aber es gilt zu gestalten, dabei auf Dinge wie Datenschutz Rücksicht zu nehmen. Blockade funktioniert heute nicht mehr. Das zeigen heute schon zu viele Beispiel, aus Wirtschaft und aus Politik. Erbarmen ... zu spät ... die Shareaholics sind mitten unter uns.

Das ist meine Präsentation von der IBM ECM Anwendertagung vom 31. März 2011 in Frankfurt. Ich habe versucht, die Änderungen in der Arbeitsweise und am Arbeitsplatz in den kommenden Jahren zu skizzieren und dessen Einfluß auf Enterprise Content Management. Ich hoffe, dass nun auch viele unserer IBM ECM Partner nun damit anfangen, ihre ECM Lösungen in den Activity Stream über den IBM Social Business Toolkit zu integrieren. Sach- und Fallbearbeitung, Rechhungsprüfung u.v.a. Vorgänge voll integriert und bearbeitbar im Activity Stream. Das ist der Weg.

Das nervt. Ich telefoniere auf meiner Festnetznummer und prompt klingelt parallel das Handy. Unterwegs auf Reisen laufen zuhause die Telefonate auf dem Anrufbeantworter auf, weil ich vergessen habe, mein Telefon umzustellen und weiterzuleiten. Oder aber ich stecke in einem Telefonat und will oder muss zu einem Termin losfahren. Wie kriege ich nun in der Situation das Gespräch vom Festnetz aufs Mobiltelefon weitergestellt, ohne nochmals neu wählen zu müssen?

Ich kenne all diese Situationen und bin deshalb froh, dass ich sie nun endlich habe, meine neue deutsche Telefonnummer, eine Unified Telephony-Nummer. Künftig ist das die Rufnummer, wo man mich erreicht, wo immer ich gerade bin und welches Telefon ich gerade benutze. Mein Computer wird zur Telefonzentrale, über den ich steuere, wann ich wo unter welcher Nummer zu erreichen bin.

Und das geschieht so einfach, dass sogar ich als Nichttechniker es verstehe. Ich definiere in einfachen, selbsterklärenden Dialogen meine Telefonregeln: Wenn ich im Home Office bin, mein Status Verfügbar ist, es zwischen 8 und 18 Uhr ist, dann alle Anrufe, auf mein Festnetztelefom im Home Office leiten. Wenn ich Offline und nicht im IBM-Netzwerk angemeldet bin, es zwischen 8:00 und 18:00 Uhr ist, dann alle Anrufe automatisch auf mein Mobiltelefon schicken. Zwischen dem 1. April und 30. April bin ich in Urlaub. Dann bitte alle Anrufe an meine Kollegin weiterleiten. Oder aber: Zwischen dem 1. März und 5. März alle Anrufe auf mein Mobiltelefon leiten, da ich auf der CeBIT bin.

Hinter all dem steht eine Technologie, die sich Unified Communication & Collaboration (UCC) und Unified Telephony nennt. Es handelt sich um eine Lösung, die die Funktionen von Chatten, Telefonie, Audio- und Videokonferenzen miteinander kombiniert. Instant Messaging – oder Chatten, wie man landläufig sagt – ist bei uns in der IBM schon seit Jahren ein nicht mehr weg zu denkendes Kommunikationsmittel für schnelle Nachfragen. Täglich sind gleichzeitig weit über 100.000 Anwender online im Chat angemeldet. Klickt man im E-Mail-Programm oder auch in der Social Software auf einen Anwender, so erkennt man an der grünen Lampe, am Besprechungszeichen, am Abwesend- oder am Stop-Zeichen, ob jemand erreichbar ist.

Das nennt man Präsenzanzeige. Dies ist die Basis, um jemanden anchatten zu können. Und darauf baut auch die Telefoniefunktion auf. Das System erkennt bzw. lernt, wo jemand ist, im Home Office, auf dem IBM Campus in Ehningen oder in der Niederlassung Frankfurt. Steht also jemand auf grün und ist an seinem Arbeitsplatz in Ehningen, so kann ich denjenigen direkt per Mausklick anrufen. Die Präsenz-Funktionalität zeigt auch (über ein Telefonhörersymbol), ob jemand gerade telefoniert und man sich einen Anruf sparen kann.

Unified Telephony bietet also die Möglichkeit, Telefone noch einfacher und leistungsfähiger nutzen zu können. Es stehen dieselben intuitiven Funktionen zum Telefonieren zur Verfügung, unabhängig davon, ob vom Bürotelefon, Mobiltelefon, zu Hause oder vom integrierten Computertelefon kommuniziert wird. Der Computer selbst kann also auch über die sogenannte Softphone-Funktionalität zum Telefon werden. Mit Unified Telephony werden Gespräche direkt auch über den Unified Communication-Client geführt, empfangen und verwaltet.

Meine Kontakte haben jetzt nur noch eine Telefonnummer, über die sie mich erreichen können. Mit ihren Anrufen kommen sie dann auf dem Apparat heraus, den ich über die oben genannten Regeln definiert habe. Dies vereinfacht mir meine tägliche Arbeit, ist aber aber auch für die Anrufenden wesentlich komfortabler. Sie müssen nicht mehr Festnetz- und Mobilnummer nacheinander durchprobieren, um mich zu erreichen.

Neben gibt es eine Reihe weiterer, eher fortgeschrittener Funktionen von Unified Communication-Lösungen. So sind ad-hoc Audio-Konferenzen möglich. Dazu muss man nur einfach mehrere Kontakte auswählen und zur Telefonkonferenz einladen. Danach können weitere Teilnehmer per drag and drop dazugenommen werden. Dies ist nur ein Beispiele komfortabler Kommunikationsfunktionen. Sicherlich werden wir künftig auch immer mehr Videonutzung sehen. Obwohl die Funktionen heute vorhanden sind, bin ich da persönlich noch etwas zurückhaltend, trotz MacBook mit eingebauter Kamera.

Wichtiger ist mir, dass die Chat-, Telefonie- und Conferencing-Funktionen direkt in meine tägliche Arbeit integriert sind. Mir geht nicht nur im E-Mail und Instant-Messaging-Programm ein grünes Licht auf. Die Präsenzanzeige habe ich auch in meiner Social Software oder in der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung und kann dort direkt agieren. Überall zeigt mir „die Lampe“ an, ob ich jemanden erreichen kann. Und um jemanden zu kontaktieren, genügt dann ein Mausklick, um zu chatten oder eben zu telefonieren.

Anwender wie ich, die viel telefonieren und chatten, möchten komfortabel und einfach arbeiten und kommunizieren können. Das möchte ich auf meinem Arbeitsesel – in meinem Fall einem MacBook – ebenso tun wie auf meinem Tablet und meinem Smart Phone. Andere Kollegen nutzen ihren Windows-Rechner und haben Android-Geräte. Telefonie, Instant Messaging, E-Mail und auch Geschäftsanwendungen müssen künftig auf einer Vielzahl von Clients zur Verfügung gestellt werden. Die Zeiten, Anwender (und Unternehmen) zwanghaft an bestimmte Betriebssysteme und Clients zu binden, sind im Tablet- und Smart Phone-Zeitalter endgültig vorbei. Diese Vielfalt müssen die Anbieter entsprechender Lösungen ebenso unterstützen wie im Sinne des Investitionsschutzes die Integration bestehender TK-Infrastrukturen.

Telefonie wird ein Bestandteil des Arbeitsplatzes werden, unabdingbar integriert in die tägliche Anwendungen und Arbeit. Hier ist viel Potential für höhere Produktivität und auch Einsparungen. Ich bin in den 5-6 Wochen, die ich Unified Telephony aktiv nutze, begeistert, und hoffe, dass alle meiner Kontakte bald (nur noch) meine Unified Number haben. Denn derzeit klingeln leider hin und wieder Telefone parallel, weil viele doch noch meine Mobilnummer anrufen. Aber das wird schon … Alles nur eine Frage der Zeit.

Hier noch zwei Videos zum Thema Unified Communication und Collaboration. Das eine haben wir gerade mit unserer Agentur CPP geschrieben und gefilmt:

Und hier noch ein Video meiner amerikanischen Kollegen zum Thema Investitionsschutz: