Filed under: Archivierung
Wenn eine entsprechende Mitteilung als Brief oder E-Mail aufbewahrungspflichtig wäre, dann ist sie dies auch als Forenbeitrag, Beitrag im Extranet oder per Instant Messaging.
Das Thema Compliance und Archivierung begleitet mich beruflich ja schon eine ganze Weile und ich habe ja auch versucht, mit Experten wie Dr. Ulrich Kampffmeyer und Dr. Jens Bücking entsprechende Aufklärungsarbeit insbesondere zum Thema E-Mail Archivierung, besser E-Mail Management, zu leisten.
Das Thema holt mich jetzt wieder im Umfeld Enterprise 2.0 und Web 2.0 ein. Vor rund 2 Wochen habe ich den Vertreter eines deutschen Unternehmens getroffen, die genau über das Thema Dokumentieren und Aufbewahren von Tweets, Foren- und Blogbeiträgen nachdenken (müssen). Die international tätige Firma hatte vor Jahren Probleme in den USA, damals beim Nachweis der kompletten E-Mail Korrespondenz. Nun will man gewappnet sein. Das führt natürlich mindestens zu einer langsameren Einführung wenn nicht gar Nichteinführung von Enterprise 2.0 Werkzeugen. Compliance-Bedenken in Kombination mit Sicherheitsbedenken (Facebook-Würmer etc.) tragen parallel dazu bei, daß externe Web 2.0-Dienste wie Facebook & Co am Arbeitsplatz und Firmencomputer gesperrt werden. Das mag ja die Facebook-Würmer vom Unternehmens-PC fern halten, wird aber nicht verhindern, daß die Mitarbeiter ihr privates Facebook- und Twitter-bewaffnetes Smart Phone direkt neben dem Dienstcomputer liegen haben ...
Gerade bricht ein Flut von White Papers und Studien (oft bei einem "Analysten" beauftragt) über uns herein, die das Thema Sicherheit und Web 2,0 behandeln und (vorsichtig formuliert) warnen. Sinnigerweise kommen diese Studien von Herstellern von Security-Lösungen oder sind von diesen beauftragt. Ein Schelm, wer ... Wieder einmal sind aber statt Bedenkenträgerei und Blockade ein konstruktiver Umgang mit Technologie, natürlich auch ein Security-Konzept sowie eine entsprechende Einführungsstrategie in Verbindung mit Schulung und Aufklärung der Mitarbeiter gefragt.
Also, ich habe lange überlegt, ob ich auf diesen Artikel Bezug nehme. Er ist in einem Stil geschrieben, der mir sehr fremd und gekünstelt wirkt, in einem Stil, der oft gerade in Feuilletons angesagt und in dem sich die Autoren nur zu oft der stilistisch selbst befriedigen. Ich bin da eher ein Freund von Wolf Schneider und Ludwig Reiners, die für die klaren journalistische und vor allem verständliche Sprache plädiert haben. Aber der Artikel aus der FAZ-Community greift auch einige aus meiner Sicht interessante Aspekte auf.
Der Artikel von Michael Seemann skizziert, wie Wissen in den verschiedenen Phasen der Menschheitsgeschichte aufbewahrt, "archiviert" wird:
Anhand der frühen Ägypter zeigt er, wie der Wissenstransfer sich in der Vorgeschichte ganz anderer Zeichen bediente, als die Schrift. Dort hatten nämlich Gräber und rituelle Orte diese Aufgabe. An ihnen knüpfte sich das überindividuelle Gedächtnis; die Koordinaten der Erinnerung, in der die Menschen ihre kulturellen Errungenschaften: ihre Geschichten, Genealogien und ihre Kunstfertigkeiten kodierten und abspeicherten, um sie von Generation zu Generation weiter zu geben.
Die Schrift hat dann eine neue Epoche eingeläutet. Und das Internet ist nun der nächste Schub:
Der Übergang zur Schrift als zentralem Erinnerungsmedium hat also die Menschen befreit. Die ewige Wiederholung des Immergleichen und die enge Bindung an bestimmte Orte, waren zu einem gutteil aufgelöst. Man kann diesen Einschnitt nicht hoch genug bewerten. Es war eine Emanzipation, die nur mit jener vergleichbar ist, die der Buchdruck im Gewande der Aufklärung mit sich brachte. Oder heute das Internet.
Natürlich muß - dazu ist es ja das Feuilletion der FAZ - kritisch mit dem Web umgehen und die Banalitäten (und ja, es kursieren auch Perversitäten) betonen. Aber immerhin wird doch anerkannt, daß das Internet dramatisch zur Emanzipation und zur freien Verfügbarmachung von Informationen und Wissen jeglicher Art - banalen Wissens und relevanter Information - beiträgt:
Die Zyklen der Entwertung werden dabei immer kürzer und das Internet frisst wie ein Mähdrescher alle Errinnerungen auf und macht das Bauchnabelpiercingfoto gleich neben Goethes Faust für alle zugänglich. Ich verstehe, dass das Manche melancholisch macht. Man darf sich darüber aber nicht täuschen: das ist eine Emanzipation. Niemand hat gesagt, dass sie gut riecht, die Freiheit.
Und genau wegen dieses Absatzes hab ich das Posting geschrieben! Ein kleiner Exkurs und ein weiteres Zitat erlaube ich mir in Erinnerung an mein Studium zur Entwicklung der modernen Öffentichkeit durch die im 19. Jahrhundert sich befreiende Presse und ein leider nur teilweise liberales Bürgertum:
Das Bürgertum war selber solch ein Archiv des kulturellen Gedächtnisses und genau als solches eben eine Stütze der Gesellschaft. Eine Erinnerungs- und eine Vorbildstütze, die, bevor die Medien immer globaler wurden, die lokalen Rollenmodelle der Gesellschaft bildeten. Den Niedergang dieser institutionellen Position, die archiv'sche Entwertung - auch durch das Internet - beschreibt Don Alphonso so treffend wie wehmütig. Das Bürgertum stirbt in seiner Rolle als Identitätsressource und regionales Kulturarchiv.
Thanks to digital tools, media, and networks, recording is easy, cheap, and often automatic. ... Evidence of even the most trivial of events and thoughts, communicated through texts, posts, status updates, and tweets, is retained in the data centers of the companies that operate popular Internet sites and services.
We live, it seems, in a golden age of documentation.
Es scheint so - schreibt Nicolas Carr in seinem Blog -, als ob wir im goldenen Zeitalter der Dokumentation leben, denn angesichts billigen Speicherplatzes, des Webs und einfacher Möglichkeit Daten unterschiedlichster Arten "aufzunehmen", kann eigentlich nichts mehr verloren gehen. Oder?
The problem stems from the fact that, with digital recordings, we don't only have to preserve the data itself; we have to preserve the devices and techniques used to read the data and output it in a form we can understand.
Ja, und, Mr. Carr? Was ist daran neu? Dieses Problem kennen wir in der Archivierung schon lange. Digital erzeugte Dokumente, Texte, Tabellen, Präsentationen, müssen schon heute regelmäßig konvertiert werden, um langfristig lesbar zu bleiben. Ähnlich sehe ich das auch für multimediale Inhalte, für Audio- und Videodateien. Schon die alten Schallplatten mußten - so man nicht den geliebten alten Plattenspieler weiter behalten will - "konvertiert" werden.
Carr sieht nun einen wichtigen Wandel durch die Cloud. Wenn die Daten und Recordings dort gespeichert werden, würden nicht mehr so viele lokale Kopien gemacht. Er sieht einen Wandel vom Download- hin zum Streaming-Paradigma. Oder anders gesagt: Man vertraue die Daten professionellen Cloud-Anbieter an im Glauben, die würden dafür sorgen, daß alle Daten sicher gespeichert werden. Und er warnt davor, nur auf die Cloud zu vertrauen:
We all know what happened to the library of Alexandria.
Ich glaube, daß Carr in seinem Posting einen wesentlichen Aspekt vergisst. Unternehmen, öffentliche Bibliotheken müssen sich ebenso wie Privatpersonen darum Gedanken machen, was man wie lange aufheben will. Wenn ich meine Schallplatten weiter geniessen will, muß ich einen Plattenspieler vorhalten oder die Aufnahmen einmal digitalisieren. Ich braucht eine Archivierungsstrategie.
Und was für mich als Privatperson gilt, gilt ebenso für Unternehmen und öffentliche Institutionen. Die Motive sind anders: das Unternehmen muß gewisse Informationen aus gesetzlichen Gründen aufbewahren und will gewisse Daten aufbewahren, um Wissen zu bewahren oder die Firmenhistorie zu dokumentieren. Bibliotheken und Archive haben eventuell einen öffentlichen Auftrag.
Aber Unternehmen hin und Privatperson her: Einfach alles mal endlos aufbewahren wollen, mag dem Sammeltrieb des Menschen entgegen kommen, ist aber nicht unbedingt zielführend. Wer sich Gedanken darüber macht, was man aus welchen Gründen aufhebt, der kann sich dann auch Gedanken darüber machen, wie man wirklich sicher und redundant aufbewahrt.
Im professionellen Umfeld werden Bibliothekare, Archivare (und Records Manager) sicher weiter gebraucht. Nur kümmern sich diese nicht mehr nur um die Aufbewahrung oder Restaurierung von Papier. Im Web 2.0-Zeitalter müssen sie sich auch um digitale und digitalisierte Inhalte kümmern, um Webseiten, Instant Messages, Audios und Videos. Dies ist keine Frage, ob die Inhalte in der Cloud gespeichert werden.
Selbst die FAZ ist heute im Schumi-Fieber. Eigentlich kein Teil der Zeitung, in dem das Thema nicht behandelt wird. Umso schöner fand ich es, in Beruf und Chance den Artikel Frühjahrsputz am Arbeitsplatz entdeckt zu haben. Ich schaue mich auf meinem Schreibtisch und in meinem Home Office um. Dringend notwendig. Eine Woche CeBIT und vergangene Woche mehr oder weniger on the road haben dazu geführt, daß sich Spesenquittungen, Papiere, Taschen und vieles andere mehr kreuz und quer stapeln. Werde den Link zum Artikel von Ursula Kals hier noch posten, sobald dieser auf FAZ.NET online ist. Hier zwei Zitate, die mich zu diesem Posting angeregt haben (neben meinem eigenen derzeitigen Chaos):
"Kleidung, die ein Jahr nicht getragen worden ist, ist ein Fall für den Caritas-Container. Die Halbwertzeit von Bürokorrespondenz ist um ein Vielfaches geringer."
Und:
"Natürlich gibt es auch die wachsende Zahl jener Berufstätigen, die Ihr Büro nach dem Motto führen, außen hui und innen pfui: Sie haben zwar ... einen aufgeräumten Schreibtisch, wehe aber, sie fahren ihren Computer hoch."
Die Sache mit der Kleidung werde ich einmal mit meiner Frau besprechen müssen. Und die Sache mit der Halbwertzeit von Bürokorrespondenz (ob auf Papier oder elektronisch) wäre beim anstehenden Treffen der XING-Gruppen Information & Document Management sowie Content Management am 22. April abends in Stuttgart mit Dr. Jens Bücking und Dr. Ulrich Kampffmeyer zu diskutieren, von wegen E-Mail Archivierung und Archivierung von Bürokorrespondenz generell. Und was ist eigentich mit den Blogeinträgen, Tweets, SMS'en, Chats? Können und dürfen die einfach so geputzt werden? Brauche ich gar auch im Web 2.0 und Enterprise 2.0 eine Archivierungsstrategie? Und das nicht nur aus hygienischen Gründen, sondern weil es entsprechende gesetzliche Vorschriften fordern? Ein außer meiner Sicht durchaus sehr heißes Eisen und interessant für Unternehmen und auch für die sogenannten Digital Natives, die sich über diesen Aspekt des Web 2.0 nur selten Gedanken gemacht haben dürften. Oder? Das XING-Treffen am 22. April werden wir übrigens genau deswegen im Rahmen der Bustour des Lotus Jamcamps (#LJC) anfahren und ich denke und hoffe, daß wir dort auch die gerade angerissenen Fragen diskutieren werden.
Thorsten Zoerner hat es in seinem Kommentar absolut korrekt bemerkt: In diesem Jahr habe ich noch keine Veranstaltung gesehen, die so wenig in den Social Media behandelt und diskutiert wurde wie die DMS Expo, die zwischen dem 15. und 17. September in Köln stattfand. Und das, obwohl sogar ein Enterprise 2.0 Tag durchgeführt wurde. Auch der DMS eigene Blog hat nicht wirklich abgehoben. Die platten Firmendarstellungen haben auch dort überwogen. Leider keine aktive Diskussion um heisse Themen der Branche oder - das wäre ja noch besser - Wünsche und Interessen der Kunden. Gibt es die nicht? Ich denke schon. Selbst- und Produktdarstellung war leider auch oft im Vordergrund des Enterprise 2.0 Tages. Trotz des heiligen Schwurs aller Beteiligten, keine Produktfeatures herunterzubeten und Werbung zu machen, konnten doch einige Teilnehmer nicht widerstehen. Schade, eine verpasste Chance. Leider sogar mehrere verpasste Chancen: Die KoelnMesse und alle Beteiligten hätten Social Media wesentlich besser nutzen können, um die DMS Expo zu promoten und auch neue Zielgruppen zu erreichen. Und die Aussteller haben die Chance verpasst, die verstaubte Welt des Archivs mit der modernen Welt des Web 2.0 zusammenzubringen. Ja - und ich höre einen mir gut bekannten Berater schon kommentieren -, oft sind Unternehmen noch meilenweit vom Enterprise 2.0 und der Nutzung der entsprechenden Werkzeuge entfernt. Ja, manch einer hat noch nichts von Twitter, Chatten oder Bloggen gehört oder hält nichts davon. Aber genau hier ist Aufklärung nötig und hier hätte man Richtung geben können.
Diese Richtung gegeben hat Markus Bentele, CIO der Rheinmetall, in seinem Vortrag: Den Anwender interessieren keine Produkte und Produktnamen. Den Anwender (und übrigens auch das Unternehmen) interessieren Funktionen, die ihm helfen besser und komfortabler zu arbeiten. Und das ohne grosse Schulungen und Einarbeitungszeit. Und da sind wir ganz schnell bei Funktionalitäten, die neben komfortabler Bedienung eines DMS typische für Enterprise 2.0 sind: Instant Messaging, Onlinekonferenzen, soziale Netze und Profile, die direkt in die Arbeitsprozesse integriert sind und dort eine wichtige Rolle für Kommunikation und Zusammenarbeit spielen. Und natürlich sind wir da auch bei stabilen ECM- Systemen, die im Hintergrund alle Informationen, Dokumente, Daten und Prozesse zuverlässig und performant verwalten. Das ist dann Smart Work.
Hier hätte eine DMS Expo Richtung weisen können oder sogar müssen. Die Chance wurde verpasst. Provokant und nach dem BUCH ausgedrückt: Der obere Stempeloffizier mit 3 Stempeln war da, Sascha Lobo nicht. Und auf der Reise "per Anhalter durch das Enterprise 2.0" ist man in Köln noch nicht weit gekommen. P.S. Und sonst war die DMS Expo wie in den vergangenen Jahren: Zufriedenstellend.
Ein interessanter Kommentar, den Christoph Witte, Herausgeber der Computerwoche, zum Thema Dokumentensuche veröffentlicht hat. Er bezieht sich dabei auf Untersuchungen der AIIM, wieviele Papierdokumente in den USA anfallen und wieviele davon falsch abgelegt werden. Demzufolge existieren in den USA rund zwölf Milliarden verbummelte Dokumente. Das wiederfinden koste laut AIIM rund 120 Dollar pro Dokument, was natürlich in der Multiplikation zu einer horrenden Summe führt, die beispielsweise deutlich das amerikanische Konjunkturprogramm übertrifft. Die Beispielrechnung überträgt Witte dann auf Deutschland, mit vergleichbarem Resultat. Und schließt ein Plädoyer für Dokumenten Management an.
Witte und Mancini beziehen sich hierbei nur auf Papierdokumente. Durch elektronische Dokumente, vor allem durch E-Mails aber auch mit Office-Paketen erstellten Texten, Tabellen und Präsentationen potenziert sich die Zahl der falsch abgelegten Dokumente sicher nochmals - und damit auch die Notwendigkeit für Dokumenten Management, oder sagen wir besser Enterprise Content Management.
Wieviele Dokumente liegen noch heute auf lokalen Festplatten oder Netzwerklaufwerken? Wieviele E-Mails werden heute bereits in ECM-Systemen gespeichert und dort korrekt verschlagwortet abgelegt? Wie stelle ich sicher, dass alle notwendigen Dokumente im System abgelegt sind? Und was heißt notwendig? Notwendig nach Compliance-Regularien, notwendig nach Handelsrecht, nach Steuerrecht, notwendig im Sinne der vollständigen Kundenakte, notwendig, um einen guten Kundenservice zu bieten?
Dies sind eine Vielzahl technischer, oft jedoch organisatorischer Fragen. Lassen Sie uns hier auf das Suchen und Wiederfinden von Dokumenten konzentrieren, denn das Erfassen von Dokumenten verschiedenster Art in das ECM-System ist die eine Seite. Die andere, mindestens genauso wichtige Seite ist es, die Dokumente korrekt abzulegen und zu verschlagworten, um sie dann auch einfach wiederfinden zu können.
Aufgrund der Volumina spielen gerade für E-Mails Mechanismen zur automatischen Klassifizierung, sprich Verschlagwortung der Dokumente eine immer wichtigere Rolle. Solche Klassifikationswerkzeuge erweitern die manuelle oder regelbasierende Ablage durch intelligente Textanalyse-Funktionen, semantische Suche und Inhaltsanalyse sowie trainierbare Taxonomien. Das Klassifikationswerkzeug prüft also Dokumente und Texte, versieht sie mit Metadaten, ordnet sie nach Aktenplan, Ordnersystem oder definierter Metadatenstruktur ein. Je besser die Verschlagwortung, desto einfacher dann auch das Wiederfinden.
Wann muss man Dokumente wiederfinden? Meist im normalen Geschäftsalltag, um zu einem Vorgang ein notwendige Information zu erhalten. Das kann eine „Wissensfrage“ sein, die man recherchiert. Das kann im Zusammenhang mit einem Kunden sein, wo ein bestimmtes Dokument, einer bestimmter Inhalt für den Kundendienst relevant ist. Und das kann auch sein, weil man sich streitet.
Und der letzte Aspekt tritt in den Diskussionen öfters unter dem Stichwort eDiscovery oder Legal Discovery in den Vordergrund. Unternehmen, die mit den USA Handel betreiben, müssen auf Anfrage in der Ermittlungsphase eines Gerichtsverfahrens nach amerikanischen Regularien bestimmte Daten herausgeben können. Dies betrifft natürlich auch Dokumente jeglicher Art inklusive E-Mails. Doch auch hierzulande ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit im Falle juristischer Offenlegungspflichten notwendig. Das deutsche Recht kennt ebenfalls eine Reihe von Vorschriften, die der Legal Discovery entsprechen.
Je vollständer man relevante Dokumente jeglicher Art, vom papiergebundenen Dokument über Office-Dokumente bis zur E-Mail erfasst, um so besser ist die Ausgangssituation. Je besser man diese Dokumente dann klassifiziert, desto wahrscheinlicher ist es, dass man sie schnell und unkompliziert wiederfindet – über „normale“ Suchmechanismen oder intelligente Suchwerkzeuge. Und wenn es hart auf hart kommt, müssen dann Werkzeuge heran, die eDiscovery ermöglichen und vor allem den gesamten eDiscovery-Prozess abdecken. Der digitale Müllhaufen wächst und wächst. Um ihn bewältigen zu können braucht man ein organisatorisches Konzept für die Dokumentenverwaltung, ein Enterprise Content Management-System zur umfassenden Verwaltung von Papier- und elektronischen Dokumenten inklusIve E-Mails, eine leistungsfähige Klassifikation, die die Informationsqualität erhöht und das Wiederfinden erleichtert und eventuell eDiscovery, um juristischen Offenlegungspflichten schnell nachkommen zu können.
P.S. Noch eine Reihe weiterer Fakten von der AIIM, die zu denken geben:
- 7,5 Prozent aller Dokumente gehen verloren, weitere drei Prozent werden falsch abgelegt.
- Ein Geschäftsdokument wird durchschnittlich 19 Mal fotokopiert.
Ein interessanter Artikel in der Computerwoche Mittelstand vom 23.1.2009 von Jobst Eckardt von Zoeller & Partner (Link folgt, sobald der Artikel online ist), den man sicher kontrovers diskutieren kann, ja muss. Es geht um E-Mail Archivierung und Compliance und er Autor schreibt unter anderem:
„Doch bei genauem Hinsehen zeigt sich, dass die rechtlichen Vorschriften nur für wenige Unternehmen und E-Mails gelten.“
Habe ich die vergangenen Jahre etwas verpasst oder wurden mir in diversen Vorträgen falsche Tatsachen suggeriert? Ich werde Jens Bücking, Ivo Geis und andere Juristen zur Sicherheit nochmals fragen. Von Jens Bücking meine ich noch in Erinnerung zu haben, dass E-Mails durchaus in diversen Prozessen, in denen das HGB herangezogen wurde, eine sehr relevante, ja zumindest mitentscheidende Rolle gespielt haben. Empfohlen sei hier nochmals die Keynote der DMS 2008, wo wir diverse Gerichtsfälle „nachgespielt haben“. Die Fälle werden wir übrigens im Rahmen der IBM Breakfast Briefings auch in 2009 noch mehrmals aufführen.
„... eine papiergebundene Aufbewahrung des Ausdrucks wäre rein handelsrechtlich ausreichend.“
Schön, wenn dem so ist. Dann drucken wir doch alle unsere E-Mails wieder aus. Es lebe Green IT!
„Eine Verpflichtung zur vollständigen E-Mail Archivierung ist in Deutschland also eher die Ausnahme.“
Hier kann man – so glaube ich – mit Fug und Recht anderer Meinung sein. Immerhin gesteht der Autor dann ja zu, dass eine Aufbewahrung aus Dokumentationspflichten sinnvoll sein kann. Ich würde sagen, sie ist nicht nur aus Dokumentationspflichten mehr als sinnvoll. Sie ist im Interesse des Kundendiensts und -services sogar unverzichtbar. E-Mails gehören heute genau wie gescannte Papiere oder Office-Dokumente zur Kundenakte oder zur Projektdokumentation. Wieviele Aufträge werden heute berets per E-Mail gegeben (von wegen Compliance)? Wieviele Serviceanfragen werden über E-Mail abgesetzt, diskutiert und beantwortet?
„Die Compliance-Hinweise der Anbieter entspringen oft dem wirtschaftlichen Eigeninteresse.“
Ja, die Branche treibt – man entschuldige die direkte Ausdrucksweise – die „Sau durchs Dorf“. Das Thema E-Mail Archivierung ist ein Trendthema, mit dem Anbieter Umsätze machen wollen. Auch die IBM. Aber das Thema E-Mail Archivierung hat durchaus Relevanz. Und hier widerspreche ich nochmals: Auch aus Compliance-Gesichtsgründen. Dabei ist Compliance nur die eine Seite der Medaille. Der geschäftliche Nutzen ist die andere und beides sind – spätestens in der Kombination – schlagende Gründe für E-Mail Management. Und zwar für E-Mail Management im Rahmen eines Enterprise Content Management-Ansatzes, nicht als Insellösung, E-Mail Management als Teil einer umfassenden Compliance-Strategie, von Business Process Management und Kundenservice-Orientierung. Sorry, aber der Artikel in der Computerwoche führt auf den komplett falschen Pfad.
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