Good analysis of our current turning point:

Test LotusLive Symphony on Greenhouse or on LotusLive Labs!

IBM’s foray into this space is interesting because there is not much to monetize here. However, office suite is a critical piece for the very success of their Social Business vision. I would say the success of LotusLive Symphony is tied to how well they execute their Social Business strategy. It is also very important that Google takes note of IBM’s foray into this space and reposition themselves to meet the competition. I know that many pundits write off IBM in today’s world. I was also an IBM skeptic but my interactions with many IBM-ers during Lotusphere convinced me that they have their vision right and what is needed right now is proper execution. I did this analysis with the expectation that they will follow up on their execution this time. Let us wait and see.

IDC stellt es auch fest:

Im Laufe der zurückliegenden 18 Monate hat Social-Business-Software im Unternehmensumfeld erheblich an Fahrt aufgenommen, so die Einschätzung der Analysten. Dieser Trend werde auch 2011 anhalten. IDC prognostiziert bis 2014 eine durchschnittliche jährliche Wachstumsrate von 38 Prozent. 2

Doch nicht nur das. Die Mauern des bisherigen Unternehmens fallen, denn die Trends verstärken sich gegenseitig. IDC nennt sie "disruptiv":

Der wirkliche Unterschied im kommenden Jahr besteht darin, dass diese disruptiven Technologien miteinander integriert werden - Cloud mit Mobile, Mobile mit Social Networking, Social Networking mit großen Datenmengen und Echtzeitanalysen", sagt IDC-Vordenker Gens. Diese Techniken dürften dann nicht mehr als eine Randerscheinung des Marktes und als isolierte "Sandboxes" betrachtet werden.

Der Link zu meinen Posting und zur entsprechenden Präsentation zu diesem Thema.

Es ist ein Thema, das schon seit Jahren relevant ist: Das Versenden von Dateianhängen per E-Mail. Dieser Tage hat mich Kollege Dr. Peter Schütt auf eine Studie aufmerksam gemacht, die zu folgendem Ergebnis kommt:

  83% of email users prefer to email documents back and forth, instead of uploading the document on a public folder, shared drive, or workspace.

Das Ergebnis wundert mich nicht, denn es spiegelt meine persönlichen Erfahrungen wider. Für immer in Erinnerung werde ich eine E-Mail eines Kollegen behalten, der über 40 MB Dateianhänge an einen wirklich großen Verteiler verschickte. Sinnigerweise war dieser Kollege auch noch für eines unserer Werkzeug zum Dokumenten- und Dateimanagement zuständig.Der Befehl Per E-Mail senden ist in der Textverarbeitung, der Tabellenkalkulation oder dem Präsentationsprogramm nur zu einfach ausgeführt. 78 % der Befragten sagten, dies sei einfach die schnellste Option. Und 48 % bemerkten, daß sei einfach das, was sie kennen. Als weitere "Entschuldigung" nannten die Interviewten Unkenntnis der entsprechenden Werkzeuge zum Dateimanagement, unkomfortable Bedienung der Tools sowie schwere Wiederauffindbarkeit der Dateien.

Dabei sollte eigentlich klar sein, daß Dokumente und Dateien aus verschiedensten Gründen in ein System zur Dateiverwaltung gehören. Was ist nun dieses System? Ich komme aus der Welt des Enterprise Content Managements (ECM) und Dokumentenmanagements (DMS). Über viele Jahre habe ich mich mit der geordneten Ablage von Dokumenten, mit Versionierung, Zugriffsverwaltung und korrekter Verschlagwortung auseinandergesetzt und diese Nachrichten im Markt gepredigt. E-Mail Management, das geordnete Ablegen, Archivieren und auch Löschen von Nachrichten und Dateianhängen ist ein Thema, mit dem ich mich auf vielfältige Weise kontrovers mit erhöhtem Blutdruck oder spielerisch auf der Bühne auseinandergesetzt habe.

Es gibt vielfältige Gründe für E-Mail und Dokumentenmanagement: Das reicht von der banalen Entlastung der Speicherkapazität des E-Mail-Kontos eines Anwenders über gesetzlichen Vorschriften zur Aufbewahrung handels- und steuerrechtlicher Dokumente (und das sind auch E-Mails und Dateianhänge) zu Optimierung dokumentenzentrischer Geschäftsprozesse (Sach- und Fallbearbeitung) bis hin unternehmensweitem Knowledge Management, der Verwaltung und Aufbewahrung von Wissen, das für ein Unternehmen wichtig ist. Dem gegenüber stehen die oben genannten Aussagen der Befragten. Offensichtlich sind unsere geliebten Systeme zum Dokumenten- und Dateimanagement noch immer zu schwer zu bedienen. Die Anwender wollen keine umfangreichen Masken ausfüllen, um Dateien mit Metadaten zu versehen. Sie wollen nicht umfangreiche Zugriffseinstellungen vornehmen, entscheiden, ob sie anderen Benutzern Lese- oder Schreibrechte geben wollen. Sie wollen die Dateien und Dokumente schnell und unkompliziert wiederfinden, durch eine logische Baum- und Ordnerstruktur, einen "google-artigen" einfachen Suchmechanismus oder über die "Web 2.0-nulligen" Tags.

Das sind Aufgaben, die an uns Anbieter von entsprechenden Lösungen gestellt werden und auf die wir hören sollten. Einfache Bedienung muß im Vordergrund stehen. In guter Erinnerung habe ich ein PlugIn, das mich beim Versenden von Dateien in Lotus Notes fragte, ob ich die Datei als Anhang oder als Dateilink verschicken will. Wählte ich die Option Link, so wurde die Datei in einer von mir voreingestellten Lotus Quickr-Dokumentenbibliothek abgelegt. Die Empfänger der E-Mail bekamen einen Link und konnten so auf die Datei zugreifen. Das ist schon ein sehr guter Ansatz, um Dateien innerhalb des Unternehmens nicht mehr als Anhang zu versenden, sondern diese geordnet abzulegen. An die Grenze stieß diese Lösung, sobald Dateien das Unternehmen verlassen und mit Kunden oder Partnern geteilt werden sollen.

Doch sind auch hier technische Lösungen denkbar. Ich bin persönlich in vielen Fällen dazu übergegangen, Dateien, die ich mit "Externen" teile, in die Cloud zu legen und dann als Link zu verschicken. Unsere IBM-Lösung LotusLive bietet dafür ja alle Optionen, denn ich kann nicht nur dort Dateien ablegen. Ich kann auch beliebig viele "Externe" als Gast einladen und mit diesen "Gästen" die Dateien teilen und gemeinsam bearbeiten - ohne jegliche Kosten für die "Gäste" oder mich. Aber es sind einige Arbeitsschritte nötig: Datei heraufladen (geht aus Lotus Symphony immerhin mit einem Mausklick), prüfen, ob der oder die Empfänger bereits ein LotusLive-Konto haben, diejenigen, die kein Konto haben, einladen und dann Link versenden, Zugriffsrechte vergeben. Ist das so schnell, wie einfach eine Datei versenden (siehe oben)? Ehrlich gesagt, nein. Wenn ich weitere meiner Kollegen von dieser Art, Dateien per LotusLive zu teilen, überzeugen will, muß es in einem Arbeitsschritt ohne manuelles Zutun desjenigen, der die E-Mail mit Anhang versenden will, geschehen. All die oben beschriebenen Schritte müssen im Hintergrund passieren, um "den gemeinen Anwender" zu gewinnen. (Ich arbeite noch daran, daß wir dieses PlugIn entweder über unsere Unversitätspartnerschaften oder IBM-intern entwickelt bekommen.)

Dateien per E-Mail versenden ist also out .... Oder besser: Dateien per E-Mail versenden sollte out sein und durch elegante Mechanismen ersetzt werden, die ein komfortables Teilen von Dateien und Dokumenten erlauben. Oder noch besser: E-Mail sollte dort wo es sinnvoll ist durch leistungsfähigere Werkzeuge zur Zusammenarbeit ersetzt bzw. ergänzt werden: Wikis, Blogs, soziale Netzwerke, Instant Messaging. Noch ist die deutliche Mehrzahl der Mitarbeiter in Unternehmen primär auf E-Mail, in umfangreichen Tabellen und endlosen Präsentationen. Jedoch deutet sich ein Paradigmenwechsel an (der sicher seine Zeit brauchen wird, aber auch unaufhaltsam ist). Gerade die jüngere Generation lebt nicht mehr in der E-Mail Inbox. Sie nutzen stattdessen viel mehr soziale Netzwerke und andere Web 2.0-Werkzeuge, wie diverse Studien auch belegen.

Doch es geht um mehr als nur um einen Technologiewechsel von E-Mail zu Social Software. Es geht vor allem um einen Geisteswandel hin zu mehr offenem Teilen von Informationen. Es geht um den Weg heraus aus der persönlichen Inbox hin zum sozialen Netzwerk, zur neuen Form des Posteingangs, zum Social Workplace. Nicht nur E-Mail, auch Dokumentenmanagement, Portale und Intranets werden nicht verschwinden, aber sie werden sich ändern. Die Art und Weise, wie Informationen im privaten Web 2.0 geteilt werden, wird sich auch in das Enterprise 2.0 übertragen. Eher früher, denn später, als manche denken.

IDC prognostiziert, daß die bisher getrennten Technologiensegmente Cloud-Services, Mobile Computing und soziale Netzwerke in 2011 marktreif und zu einer neuen Mainstream-Plattform zusammen wachsen. Das ist natürlich hochinteressant für meinen "Daily Job" und bietet gute Perspektiven für 2011 und darüber hinaus. Besonders ermutigend sind die Prognosen speziell für Social Business-Lösungen, die demzufolge vor allem im Mittelstand Einzug halten werden, so die Prognose:

Meanwhile, social business software has gained significant momentum in the enterprise over the past 18 months and this trend is expected to continue with IDC forecasting a compound annual growth rate of 38% through 2014. In a sure sign that social business has hit the mainstream, IDC expects 2011 to be a year of consolidation as the major software vendors acquire social software providers to jump-start or increase their social business footprint. Meanwhile, the use of social platforms by small and medium-sized businesses will accelerate, with more than 40% of SMBs using social networks for promotional purposes by the year's end.

Vor Monaten kam es noch häufiger vor, daß ich interessante Artikel aus der FAZ zitiert habe. In letzter Zeit war aber Ebbe, da mich nur wenige Artikel angesprochen oder "gereizt" haben (trotz der Schwächphase meiner Borussia, die sicher nur temporär ist). Heute ist es mal anders. Gleich drei interessante, zitier- oder kommentierungswürdige Beiträge:

"Wikilekas verbannt" - Die FAZ berichtet und kommentiert ausführlich darüber, wie Amazon wohl auf Druck aus Washington Wikileaks aus seiner Cloud verbannt hat und "berichtet über Zweifel an der Cloud". Den optimistischen Prognosen der Analysten  von IDC bis Experton werden Bedenken gegenüber gestellt, Unternehmensdaten und private Daten in die Cloud zu stellen und so potentiell die Kontrolle darüber zu verlieren. Manches erinnert dabei schon an Panik- und Angstmache vor der Cloud. Eine differenziertere Betrachtung wäre angebracht, die Public und Private Cloud vergleicht, Data Privacy- und Datensicherungskonzepte sowie vertragliche Vereinbarungen mit dem Cloud-Provider in Betracht zieht. Das Thema bleibt auf jeden Fall, für Unternehmen und Privatpersonen.

Im Feuilleton schreibt Alard von Kittlitz über Stuxnet und den digitalen Krieg. Nein, so martialisch ist der Artikel gottseidank nicht. An einigen Stellen wird beruhigt: Nein, es sei beispielsweise unrealistisch, Biblis durch einen digitalen Angriff zu sabotieren. Nein, es sei unwahrscheinlich, daß sich terroristische Organisation digitaler Waffen bedienen könnten. Ein gewisses Unbehagen bleibt bei mir dennoch. Es ist positiv, daß der Artikel auf die neue Form der Gefährdung aufmerksam macht. Der Autor identifiziert zwei Komplexe der modernen Computerwelt: Die Office-Welt, "ohne die moderne Wirtschaft nicht mehr denkbar" ist, die aber wegen der dezentralen Struktur sehr schwer lahm zu legen sei, und die Welt moderner Industrieanlagen, die durch Stuxnet deutlicher ins Bewusstsein der Öffentlichkeit gerückt wurde. Auch das Thema digitale Angriffe wird uns auf jeden Fall weiter verfolgen.

Und schließlich geht es in Beruf und Chance um "Ackern bis zum Anschlag", die Wochenarbeitszeit und wie es damit weitergeht: Sven Astheimer schreibt darüber, wie Dienstreisen, Geschäftsessen und ständige Erreichbarkeit die Grenze zwischen Beruf und privatem Leben längst aufgelöst haben. Im Beitrag berichtet er über die Telekom, die eine Richtlinie zum "Umgang mit mobilen Arbeitsmitteln außerhalb der Arbeitszeit" beschlossen hat. Dort steht wohl, daß diejenigen, die keinen Bereitschaftsdienst haben, am Wochenende ihr Handy aus lassen und keine E-Mails checken sollen. Lobenswert. Ein weiterer Komplex, der mich sicher weiter begleiten wird, auf dem IBM JamCamp oder bei meinen Social Media-Vorträgen.

By the way: In meinem einwöchigen Urlaub, der gestern zu Ende ging, war das Handy komplett aus, das iPad nur zweimal im Netz, jedoch eher um Familie und Freunde zu informieren, daß es uns gut ging. Auch habe ich nur einen Blogbeitrag verbrochen, den ich Montag live schalten werde (weil ich Lust auf Schreiben hatte, aber natürlich verschwimmen wieder berufliches Interesse mit privater Schreiblust).

Die FAZ-Artikel werde ich verlinken, so sie denn online gestellt werden.

Das Posting basiert auf einem Artikel, den ich zum Launch von LotusLive 1.3 geschrieben habe. Für silicon.de hab ich diesen Beitrag überarbeitet und neutralisiert.

Nach den Ankündigungen der vergangenen Wochen – von Office 365 bis LotusLive 3.1 – scheint klar: Der Cloud-Hype hat im Kielwasser von Google Apps den Arbeitsplatz erreicht. Welche Folgen das hat, beschreibt IBM-Manager Stefan Pfeiffer.

Jenseits des Marketinghypes wird für mich immer klarer, dass cloud-basierte Dienste den klassischen Arbeitsplatz verändern werden beziehungsweise schon verändert haben. Wir bewegen uns sukzessive – wie es Ray Ozzie geschrieben hat – in eine Post-PC-Welt mit Web Devices, an denen gearbeitet wird. Der PC mit seinem Betriebssystem wird in den Hintergrund rücken. Die Cloud-Dienste werden von den unterschiedlichsten Endgeräten aus genutzt werden. Im Prinzip wird das, was wir privat aus dem Web kennen, nun auch in Unternehmen Einzug halten.

Der klassische Arbeitsplatz wird immer mehr verschwinden und schon bald sehen wir "hybride" Arbeitsplätze. Während bestimmte Funktionen weiterhin im klassischen Modell "on premise" in der Unternehmens-IT zur Verfügung gestellt werden, beziehen die Nutzer andere Dienste "aus der Wolke". Dabei ist die so genannte "Private Cloud" eigentlich nicht viel Neues im Vergleich zu dem, was seit Jahren etwa als Hosting betrieben wird. Das eigentlich Neue sind Services aus der "Public Cloud" sowie die Mischung der verschiedenen Servicemodelle. Die attraktiven Preise werden viele Unternehmen zum Nachdenken bringen – und nicht nur die Experton Group sagt voraus, dass der Markt explodieren wird.

Der Arbeitsplatz in der Cloud nimmt unterdessen immer schärfer und konkreter Kontur an. Im Bereich Kollaboration oder Online Zusammenarbeit können in der Wolke unterdessen folgenden Funktionen zur Verfügung gestellt werden:

Webbasierte E-Mail und Kalender-Funktionen als Standard. Wie in der privaten Nutzung mit Yahoo-Mail oder Web.de werden immer mehr Anwender auch im Unternehmen browserbasiert und eben von verschiedenen Devices (Smartphone, Tablet) E-Mails bearbeiten.

Vom Adressbuch zum Netzwerk: Die bestehenden Adressbücher werden übernommen und sind Ausgangspunkt zum Aufbau eines Netzwerkes , in dem man arbeitet und kommuniziert.

Anwender und Kontakte werden in Communities organisiert beziehungsweise organisieren sich viral selbst. Communities meint hier den Zusammenschluss und die Organisation bestimmter Personen zu gemeinsamen Projekten, in den man Daten und Dateien austauscht, Lesezeichen teilt und zu Themen diskutiert.

Dateien liegen dabei verstärkt in der Wolke und werden (hoffentlich) nicht mehr so oft als Attachment verschickt. Das Dropbox-Prinzip hält auch in Unternehmen Einzug. Dateien sind online für verschiedene Devices verfügbar und ich kann diese Anderen (oder auch einer Community) gezielt verfügbar machen, zum Lesen oder Bearbeiten.

Und das gilt ebenso für Aktivitäten, quasi ein Mini-Projektmanagement-Werkzeug. In LotusLive haben wir damit zum Beispiel gemeinsam mit einer Vielzahl externer Partner das IBM Lotus JamCamp in diesem Jahr organisiert und sind derzeit dabei, die zweite Ausgabe im nächsten Frühsommer zu planen.

Online-Konferenzen werden ein alltägliches Werkzeug werden. Man kann Personen online zusammenschalten, sich gemeinsam Daten und Dateien anschauen, Projekte besprechen und das dokumentieren. Dies geschieht ad hoc mit wenigen Mausklicks ohne lange technische Vorbereitung.

Eine Chat-Funktion für den schnellen Austausch darf natürlich auch nicht fehlen, inklusive der Einbindung externer Services wie Skype.

Ein zusätzliches Highlight wird dann noch die gemeinsame Live-Bearbeitung von Dokumenten im Team, inklusive der Möglichkeit, bestimmten Autoren bestimmte Textbereiche oder Kapitel zum Schreiben oder Redigieren zuzuweisen.

Viele der gerade aufgezählten Funktionen zeigen aber auch einen Paradigmen-Wechsel in der Art, wie man arbeitet. Verhaltens- und Kommunikationsmuster des Web 2.0 übertragen sich auf die Zusammenarbeit im Unternehmen. Der Mensch und sein Netzwerk rücken in den Vordergrund, die Datei ein gutes Stück weit nach hinten.

Das Analystenhaus PAC hat diese Übertragung des Social-Networking-Modells in die Geschäftswelt in einem White Paper analysiert. Diese Art zu kommunizieren (und zu arbeiten) ist kennzeichnend für die, die als Digital Residents aktiv sind oder als Mitglieder der Generation Y in die Unternehmen kommen.

Die technischen Möglichkeiten der Cloud und der gerade geschilderte Netzwerk-Gedanke werden aber auch dazu führen, dass vermehrt unternehmensübergreifend in der Wolke zusammengearbeitet wird. Es gibt unzählige Branchen und Abteilungen, in denen projektorientiert mit dem Kunden, dem Geschäftspartner, dem Dienstleister oder Lieferanten zusammengearbeitet wird. Bisher geschieht dies traditionell über E-Mail und Telefon. Die kollaborativen Arbeitsplätze in der Cloud mit den gerade beschriebenen Funktionen ermöglichen hier schnell und vor allem sehr viel effizienter gemeinsam zu arbeiten und letztendlich gemeinsam bessere Ergebnisse zu erzielen.

Und last but not least werden cloud-basierte Services miteinander zusammenspielen und miteinander integriert werden müssen. Skype ist ein Beispiel, wo ein Service, der vor allem privat genutzt wird, mit einer Business-Lösung aus der Cloud kombiniert wird. Aber auch Business-Lösungen verschiedener Anbieter werden zusammenspielen und sich ergänzen, beispielsweise salesforce.com als CRM-System mit LotusLive zur Online Kollaboration. Es entsteht ein neues Ökosystem in der Cloud, in der Services miteinander kombiniert und integriert werden.