Filed under: Collaboration
If you want to create a vibrant culture of collaboration, you need to be OK with pictures of LOLCats, posts about the NFL playoffs, arguments about Apple and Android, and criticism of company policies.
Accept and embrace this fact now and your communities have a much better chance at succeeding. Or, continue thinking that things like this are a waste of a time and are unprofessional, and get ready to pay a lot of money for a system that ultimately no one uses unless they absolutely have to.
Unfortunately, "social" seems to have become almost a dirty word in the workplace, conjuring up images of employees whittling away their time on Facebook, talking to their boyfriend on the phone, or taking a three hour lunch break. Let's all agree now to stop trying to take the social out of social media. "Social" interactions not only needs to be OK, they need to be encouraged and rewarded.
So what are those common traits that powerful collaborators ...? Let’s see:
- Be a good listener: Indeed, most of the potential conflicts that can happen in a multicultural collaborative environment are happening because knowledge workers just simply don’t listen well enough. Sometimes it’s much better to listen, focus and pay attention to what’s been said than to utter words to just get your voice heard.
- Be innovative: ...
- Be creative: ...
- Be curious: ...
- Be confident: ...
- Be polite: ... There is nothing out there that beats a heartfelt Thanks! for helping out those in need, for finding the right experts, for achieving together a common goal, etc. etc. Being polite can take you very far, whether when asking for help or even when giving it out. Try it!
- Be helpful: ... Always being willing to help others, even if you yourself are busy, too!, can help you build social trust amazingly fast ...
- Be authentic: ... Just be you. It’s enough.
- Be passionate: ... Don’t neglect your passion; don’t let it go unnoticed; don’t feel bad, or embarrassed, for showing it, even if others make fun of it. ...
And, finally, the last one of those traits that surely adds further up to those soft skills that help knowledge workers becoming much more efficient and effective at what they do and how they collaborate with others, and also one of my favourites: be yourself. Allow others to trust you for who you are and for what you are good at.
Great posting by my IBM buddy Luis Suarez. How do you need to behave to become the "Collaboratinator" or "Socializer". Hej, Luis you raise the bar quite high ... Nevertheless I really like a lot of the attributes, in particular be yourself.
Looking forward to see Luis Oct 18 at BASF, where we stop by with our IBM Social Business JamCamp bus and at the JamCamp itself on Oct 19 and 20 in Frankfurt. And to prepare ourselves we need to do the Wine Tasting 2.0 on Oct 17 at the Wachtenburg Winzer together!
A great summary of the capabilities of Sharepoint and a must read on it's weaknesses and limitations:
SharePoint architecture, which is not inherently collaborative, is based on a much older model of “publish and subscribe.” It is very top-down and hierarchy supportive, more like a Web 1.0 (or pre-Web) application than today’s Web 2.0 social applications. SharePoint is really a Web 1.0 tool more focused on content than people.
SharePoint’s architecture comes from a time of “non-transparency” where security was more important than sharing. Each site can be its own mini-silo and can’t see any others ...
Funny, that a product carrying the share in it's name is more focused on hide in silos. We are going (or we are already) in the Social Business age, where we move from a file-paradigm to a share-paradigm. First this is a cultural issue, but secondly it is a tool-one to: Sharepoint is not a platform for Social Business, whatever Marketing is claiming it to be.
SharePoint still only runs on Windows, and it was not originally built as a collaboration tool, but Microsoft keeps bolting on collaborative functions and calling it a collaborative tool. As I said, the marketing is pretty convincing — but you make your own decision.
In the age of Facebook (or should I now add Google+) and other social networking technologies, this isn’t just a provocative question. The intranet has turned out to be a trailblazer in the communications revolution.
At many companies – including my employer – the intranet has grown as an information platform over the years. It is the primary source of information, from sales documentation to marketing materials. Here, we can read press clippings and inform ourselves about things like the rules for company car use. The intranet also gives employees access to a wide range of different services and programs, from expense calculators and business trip application forms to the careers portal where we can agree on goals. It is a place where we can order business cards or configure our company cars. Combined with an editing system or web content management, portal technology is ideally suited for providing employees with all kinds of personalized information and services. The portal knows who I am and provides me with a range of information based on my job profile and what department or region I belong to – from the menu of the cafeteria where I work to specific departmental rules and processes.
No question, an intranet equipped with these kinds of functions represents a milestone in corporate communication and organization. Yet we are already witnessing the early stages of the intranet’s evolution into the social intranet. Current systems are still plagued by a certain amount of sluggishness when it comes to updating and generating content. Web content management systems tend to work with editing and approval processes that enable pages to be altered or replaced. It makes a lot of sense to use these processes for external websites since they ensure the quality of both content and appearance. But these ponderous approval processes are not appropriate when it comes to simply providing large quantities of information within the company. This is where it is worth considering using social software. Blogs and wikis offer a way for experts and departments to add content themselves quickly and easily. The right information is there on time, and in many cases this is more important than having beautifully laid out, grammatically flawless pages.
Of course, there are certain risks that go along with the use of social software. When a company “empowers” its employees to create content, they are duty-bound to do so. But there are plenty of examples where this kind of “social empowerment” makes sense – in areas such as customer service (with support wikis) and product documentation. Here in my section at IBM, we have a department-specific wiki. Each area, from sales management to marketing to services, is responsible for entering the latest data in a timely fashion. Of course this doesn’t always work and people have to be gently reminded to do it every now and then, but we have still managed to set up a comprehensive information platform about social business and collaboration solutions in Germany. Alongside this wiki reference work there is also a German community where users share important bookmarks, files and presentations. And there are blogs and forums where we discuss current issues. The community and the wiki are part of IBM’s in-house social network, a corporate Facebook based on IBM Connections. The IBM intranet uses portal technology and social software technology. Transaction-oriented functions are organized to a large degree using the portal, whereas knowledge, communication and information-centric functions are increasingly being transferred to the social software.
In a recent blog post, Elizabeth Lupfer talks about three different types of intranet: the content intranet, the social intranet and the hybrid intranet, which – as the name suggests – is a mixed type. I am not sure whether it makes sense to distinguish between a content and a social intranet. Quality of information is extremely important in a social intranet too. It also adds the aspects of communication, networking and especially dialogue as well as active individual participation as a core differentiating feature. There may even be implementation scenarios where a social software platform can fully replicate an intranet. In most cases though, they will be hybrids, sites where portal technology is sensibly combined with social technologies, forms applications and transaction applications.
These days social functions can be integrated into corporate portals and intranet portals with little fuss, using modern portals, portlet and mashup technologies, which have made great strides recently. A recent piece by Dion Hinchcliffe calls for intranets to become social and explains how to do it. His article outlines three different ways to set up a social intranet.
Companies have to address this issue for various reasons. One is the pressure to ensure better internal exchange and documentation of information and knowledge; another is that they are hiring greater numbers of digital natives who are demanding the use of suitable technologies; a third is that employees from very different sectors within the company need to acquire social media competencies. People working in customer service, sales, product development, marketing, PR and management will soon be expected to make greater use of social networking services to communicate externally. That is where the customers and the potential customers are. That is where people are talking about the company. A company’s social intranet is a place where employees can learn how to work with social technologies. Ultimately, there is no way around the social intranet. It is the next stage of evolution for the intranet and, what’s more, it prepares companies for social business, for the fundamental shift in communication and, most importantly, for dialogue with customers.
Gerade ist die neue IBM CIO Studie 2011 unter dem Titel The Essential CIO erschienen, in der weltweit über 3.000 CIO's zu ihren Präferenzen und Schwerpunkten befragt werden. Prozentual auf der Prioritätenliste der CIO's stehen demzufolge Business Intelligence und Analytcis (83 %) und - man höre und staune - Mobility Lösungen (74 %). Es folgen Themen wie Virtualisierung, Cloud und Outsourcing. Neben diesen technologischen Trends kristalliserten sich in der Befragung vier maßgebliche Mandate von CIO's heraus: So wird IT im Leverage-Mandat als Hebel gesehen, um mit Hilfe von Technologie die Effizienz zu steigern. Doch die Mandate gehen heute oft deutlich über die Rolle der IT als technischer Enabler hinaus. Die Mandate reichen Erweiterung ( Expand-Mandat) und Modernisierung der Geschäftsprozesse und unternehmensweiten Zusammenarbeit über Transformation ( Transform-Mandat) der Wertschöpfungsprozesse und der Kundenbeziehungen eines Unternehmens bis zum grundlegenden Re-Engineering ( Pioneer-Mandat)von Produkten, Märkten und Geschäftsmodellen.
In der Studie sind klar die Belege zu finden, dass für jedes der vier Mandate verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit unabdingbar sind. Nahezu 3/4 der Befragten, die unter dem pragmatischen Effiziensteigerungsmandat stehen, erwarten, daß Veränderungen in den internen Kollaborationsprozessen ein hohes Potential für ihr Unternehmen haben. Daneben sehen sie das Teilen von mehr Informationen mit ihren Kunden als Schlüssel zu besseren Kundenbeziehungen an. Die Werkzeuge, die hierbei zum Einsatz kommenden sollen sind Real-time Kommunikation (also z.B. Instant Messaging), Blogs und andere Arten der elektronische und vor allem auch mobilen Zusammenarbeit. Genau diese beiden Aspekte - Teilen von Informationen und bessere Kommunikation mit Kunden - unterscheidet hier die Top Performer von den weniger performanten Unternehmen.
Auch für die CIO's, die mit dem Expand-Mandat Änderungen vorantreiben, sind Kollaboration und Integration maßgeblich. Mehr als 2/3 dieser CIO's fokussieren auf internal Zusammenarbeit und Kommunikation und genau dies macht auch wieder den Unterschied aus. Fortschrittliche Kollaborationslösungenmit vielfältigen Funktionen — Wikis, Blogs, Dateiablagen, Veranstaltungskalendern, Bilder- und Videogallerien, Räumen zur Zusammenarbeit usw. - sind für diese CIO's kritische Elemente. “Interne Kollaboration ist ein Muss, kuturelle Fragen müssen adressiert werden und Wissen muss geteilt und genutzt werden", sagt einer der CIO's. Diese CIO's denken auch stark über Unified Messaging und mobile Lösungen nach.
Bei den CIO's mit Transformations-Mandat steht das Nutzen solcher Werkzeuge insbesondere in der Zusammenarbeit und Kommunikation mit Interessenten, Kunden und Partnern oben auf der Agenda. Hier wird grosses Potential gesehen, die Beziehungen durch den Einsatz dieser moderner Technologien deutlich zu verbessern. Für die Pioniere schließlich ist es unerläßlich, neue Kanäle zu öffnen, um mit Kunden und Partnern neue Produkte und Geschäftsmodelle zu entwickeln. Und auch dafür ist moderne Kommunikation und Kollaboration unerläßlich. Generell gibt die Studie allen CIO's mit:
Collaborate beyond what is currently imagined. Get everyone talking, via new channels, on new schedules and with new tools. Teach and enable your entire enterprise to connect as often and as effectively as possible with their own most important stakeholders.
Das Mandat ist klar: Wer Veränderung, Verbesserung, Transformation oder neue Geschäftsideen treiben will, wird um verbesserte Kollaboration und Kommunikation mit den neuen modernen Werkzeugen nicht herum kommen. Social Software und Unified Communications im Unternehmen und gerade auch in der Zusammenarbeit mit Externen bieten ein ungeheueres Potential zur Veränderung. Solche Funktionen werden als Social Business- Layer im Unternehmen eingezogen werden müssen. Und das Optimierungspotential wird nochmals größer, wenn dann die sozialen Funktionen mit analytischen Funktionen kombiniert werden. Dies wird in nicht allzu großer Ferne der nächste Schritt sein.
Informationen zur Studie und der Download der Studie sind hier möglich.
Microblogging is the most important feature of a Social Suite, followed by finding colleagues, news and mobile access.
Great infographic although I don't believe and like the Sharepoint statement. Sharepoint is - without 3rd party addons - the least social platform, still stuck in document-centric, while we are already in a human- and network-centric world.
Ein kleines schnelles Werkzeug für Fachabteilungen und Projekt-Profis. Es kann Entscheidern wichtige Argumente liefern, um Neuerungen im Betrieb anzuschieben. das Tool zeigt nämlich auch, dass man mit RSS-Feeds und Aktivitätsströmen, Identifizierung und konsequenter Verwendung von Social Media Tools nicht zuletzt Reisekosten sparen kann. Crowd-Sourcing kann fehlerhafte Produkte und schlechte Kampagnen schnell identifizieren und schenkt mehr Zeit um gegenzusteuern. Außerdem werden soziale Netzwerke und Collaboration-Tools alle Mitarbeiter ganz schnell mobiler machen. Das alles lohnt sich schon für eine Zwei-Mann-Firma. Wer wissen will, wo es noch hakt, kann dies nun in fünf Minuten tun, ohne einen teuren Berater beauftragen zu müssen oder sich nach Feierabend auf das Halbwissen von Geschäftsfreunden zu verlassen.
Nette Zusammengassung des neuen IBM Collaboration Assesment Tools, das vor kurzem online gegangen ist. Einfach mal selbst ausprobieren.
Forrester: predicted software spending
Not sure if I do really believe in such predictions to much. Nevertheless being responsible to market Collaboration solutions this is encouraging.
Two years ago, I wrote an article for GigaOM Pro entitled Email: The Reports of My Death are Greatly Exaggerated (subscription required), in which I explained why email is such a useful tool and why I thought it was unlikely to be replaced as the primary business communications medium any time soon. In the time since then, however, we’ve seen a wave of newer cloud-based communications and collaboration products taking the enterprise by storm. Could email be overtaken by these?
While it’s been widely reported that teens no longer use email, it seems that attitudes to email are changing in workplace, too. According to a new GigaOM Pro report ... workers don’t necessarily believe email will continue to be such a critical tool in the future:
Key Technologies: Future Use
The report’s authors highlight the fact that, while the respondents believed they would use newer technologies like VoIP and videoconferencing increasingly in the future, the more traditional tools like email and the office landline showed a noticeable downward trend.
... However, even though we now have a greater range of useful tools to call upon, I think email will continue to play a vital role in our business communications for the foreseeable future.
Ich glaube auch nicht, dass E-Mail verschwinden wird. Es hat als Werkzeug sicher seine Berechtigung, aber ich bin davon überzeugt, dass E-Mail an Bedeutung verlieren wird. Das wird ein sehr langer Prozess werden, denn Viele leben in der Tat in ihrem Posteingangskorb. Und diese Comfort Zone zu verlassen, fällt wie jeder Abschied von vermeintlich lieben Gewohnheiten schwer.
Ein Trend, den ich sehe, dass durchaus nicht nur die junge Generation verstärkt Arbeitsformen nutzen will, wie sie sie von der privaten Nutzung des Web 2.0's kennt. Diese Prinzipien kann man in Social Software wie IBM Connections schon heute deutlich erkennen: Lesezeichen teilen. wichtige Infos in Wikis und Blogs schreiben statt per E-Mail zu versenden, Dateien sharen statt E-Mail Postfächer zu verstopfen u.s.w.
Der nächste Schritt sind dann die Activity Streams, die beispielsweise Ed Brill hier beschreibt und die Arnd Layer und ich auf der re:publica in einem Workshop vorgestellt haben. Ähnlich einer Facebook Wall laufen in den Activity Streams Ereignisse zusammen. Im Gegensatz zu Facebook sind dies dann aber berufliche Ereignisse und Aktivitäten, die angezeigt werden. Dies kann eine Transaktion aus SAP sein, die bearbeitet werden muss, eine Rechnungsprüfung oder eine Spesenabrechnung. Es kann eine Voice Mail sein oder eben auch eine E-Mail oder Benachrichtigung aus dem CRM System, dass mit meinem Kunden etwas passiert ist. Der Anspruch ist also, die tägliche Arbeit, die der jeweilige Mitarbeiter zu erledigen hat, in einem solchen Activity Stream zusammenzufassen.
Jedoch geht das Konzept einen Schritt werden. Natürlich werden heute schon Benachrichtigungen über zu erledigende Aufgaben per E-Mail verschickt. Man klickt auf den in der E-Mail enthaltenen Link, wird zum jeweiligen Programm oder zur Webseite weitergeleitet, in dem man die Aufgabe bearbeiten soll. Programm oder Webapplikation werden gestartet und dann kann die Task erledigt werden. Der Anspruch der Activity Streams ist dagegen sogenanntes Inline Editing, d.h. die Aufgabe soll direkt im Activity Stream erledigt werden können, ohne dass die zugehörige Anwendung gestartet werden soll. Und das wäre sicher eine deutliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.
Wird jeder mit solchen Activity Streams arbeiten? Ich denke nicht. Jedoch wird es für viele Büroarbeiter, die mit unterschiedlichen Informationsquellen und Anwendungen agieren müssen, eine valide Alternative sein, die dabei helfen kann, produktiver zu arbeiten. Natürlich kommt die Arbeitsweise den Digital Residents entgegen, die sich in ähnlicher Weise schon heute privat in sozialen Netzen bewegen. Gartner geht davon aus, dass rund 20 % der Arbeitenden bis 2015 primär solche sozialen Kommunikationsdienste und nicht mehr E-Mail nutzen werden.
Ich persönlich kann mich mit dem Gedanken sehr wohl anfreunden, da ich einerseits viele unterschiedliche Aufgaben, Quellen und Programme nutzen muss, andererseits sehr teamorientiert mit Anderen zusammenarbeiten und viele Informationen teilen und mitteilen muss. Für diese Art der Arbeit scheinen mir Activity Streams (und auch die angekündigte Sharebox) hervorragende Werkzeuge zu sein, die mir das Leben einfacher und "social software" enabled machen.
Einen wesentlichen Aspekt der Vision sollte ich nicht vergessen: Die Activty Streams sollen auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein, so daß ich von Blackberry, iPad und Android aus mit und in den Streams arbeiten kann. Die Tage des monolithischen Arbeitsplatzes, der nur unter Windows auf dem Firmen-PC und Notebook läuft, neigen sich unaufhaltsam dem Ende zu.
Auf Lotus Greenhouse steht eine API, der IBM Social Business Toolkit, frei zur Verfügung, mit dem Entwickler die Activity Streams anprogrammieren und dort Anwendungen integrieren (und testen) können. Gerne zeigen wir als IBM dann solche Integrationen auf dem IBM Social Business JamCamp oder den DNUG Konferenzen.
"One inbox to rule them all, one inbox to find them"...oh, sorry was channeling a little Tolkien. Consolidation for integrated management is still only a dream. I personally struggle with this a lot just with multiple email accounts and the sheer volume of email in general. I have found that there are a few decent ways to address email but beyond email is no-mans land today. Facebook recently has made some statements about becoming the "one" inbox but it has a long way to go to get there and a difficult task of convincing enterprise IT that it should be used as a business tool (if it should). ... The mobile device might offer the best vehicle to drive an integrated comm/collab approach, it's already making it easier to use many of the tools and of course in real time, all the time and in my pocket. I guess I'm just dreaming of a uber aggregator that could pull in all of the different streams and communications methods into one manageable "inbox"...
Interesting piece on Communication and collaboration in a Social Business World. I am not as pessimistic as Michael Fauscette. In a business environment I don't belive in Facebook either. But I believe that concepts like the Activity Streams defined in the Project Vulcan (and as API available on Greenhouse) are at least a reasonable vision - hopefully more.
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