Steve Mills meint, dass inzwischen 80 Prozent aller heutigen Daten unstrukturiert sind und dass es immer wichtiger wird, diese Daten systematisch auszuwerten.
Heute ist ein Tag der Deja Vu's. Nach dem Thema Compliance habe ich diesen Artikel zum Thema Business Analytics auf silicon.de gefunden. Auch die Aussage, daß 80 % der Informationen unstrukturiert sind, kenne ich aus meiner ECM-Zeit. Damals haben wir sie herangezogen, um die Notwendigkeit von Enterprise Content Management zu betonen. Das Social Web mit Tweets, Facebook-Einträgen, Blog-Postings und Community-Diskussionen könnte die Menge unstrukturierter Daten nochmals potenziert haben. Das generiert - zurück zu Compliance - einerseits den Bedarf, diese Daten im Lebenszyklus zu managen (Records Management), andererseits - und darauf hebt Steve Mills ab - diese Daten vernünftig zu erschließen und zu analysieren. Da sind wir dann ganz schnell bei Themen wie Business Analytics, Social Analytics und Social Media Monitoring angekommen. Social Media, das Web 2.0 und Enterprise 2.0 sind auf jeden Fall Katalysatoren für Themen wie Governance, Risk Management & Compliance (GRC) sowie Business Analytics, gar nicht davon zu reden, daß Analytics und Risk Management durchaus Verknüpfungspunkte haben.
Wenn eine entsprechende Mitteilung als Brief oder E-Mail aufbewahrungspflichtig wäre, dann ist sie dies auch als Forenbeitrag, Beitrag im Extranet oder per Instant Messaging.
Das Thema Compliance und Archivierung begleitet mich beruflich ja schon eine ganze Weile und ich habe ja auch versucht, mit Experten wie Dr. Ulrich Kampffmeyer und Dr. Jens Bücking entsprechende Aufklärungsarbeit insbesondere zum Thema E-Mail Archivierung, besser E-Mail Management, zu leisten.
Das Thema holt mich jetzt wieder im Umfeld Enterprise 2.0 und Web 2.0 ein. Vor rund 2 Wochen habe ich den Vertreter eines deutschen Unternehmens getroffen, die genau über das Thema Dokumentieren und Aufbewahren von Tweets, Foren- und Blogbeiträgen nachdenken (müssen). Die international tätige Firma hatte vor Jahren Probleme in den USA, damals beim Nachweis der kompletten E-Mail Korrespondenz. Nun will man gewappnet sein. Das führt natürlich mindestens zu einer langsameren Einführung wenn nicht gar Nichteinführung von Enterprise 2.0 Werkzeugen. Compliance-Bedenken in Kombination mit Sicherheitsbedenken (Facebook-Würmer etc.) tragen parallel dazu bei, daß externe Web 2.0-Dienste wie Facebook & Co am Arbeitsplatz und Firmencomputer gesperrt werden. Das mag ja die Facebook-Würmer vom Unternehmens-PC fern halten, wird aber nicht verhindern, daß die Mitarbeiter ihr privates Facebook- und Twitter-bewaffnetes Smart Phone direkt neben dem Dienstcomputer liegen haben ...
Gerade bricht ein Flut von White Papers und Studien (oft bei einem "Analysten" beauftragt) über uns herein, die das Thema Sicherheit und Web 2,0 behandeln und (vorsichtig formuliert) warnen. Sinnigerweise kommen diese Studien von Herstellern von Security-Lösungen oder sind von diesen beauftragt. Ein Schelm, wer ... Wieder einmal sind aber statt Bedenkenträgerei und Blockade ein konstruktiver Umgang mit Technologie, natürlich auch ein Security-Konzept sowie eine entsprechende Einführungsstrategie in Verbindung mit Schulung und Aufklärung der Mitarbeiter gefragt.
Mirko Lange hat dieser Tage einen lesenswerten Beitrag unter dem Titel Von Miesepetern, Nörglern und Grantlern – Deutsches Business in Zeiten des Web 2.0 veröffentlicht. Sehr schön legt er das Prinzip des Shitstorms im Web 2.0 dar. Bezug nimmt Mirko auf die aktuelle Diskussion umden E-Brief und schreibt:
Tatsächlich besteht hier ganz einfach ein juristisches Problem: E-Mails werden von Gerichten im Streitfall nicht anerkannt.
Ich denke, das kann man so nicht stehen lassen. E-Mails - so nicht qualifiziert elektronisch signiert - sind keine Urkunden, aber sie haben durchaus auch Wert vor Gericht. So habe ich es zumindest verstanden. Die Anwältin Ulrike Hinrichs schreibt:
Allerdings – und hier kommt die kleine Einschränkung - kann das Gericht im Rahmen seiner so genannten „freien Beweiswürdigung“ (§ 286 ZPO) den Inhalt einer E-Mail über den Augenscheinsbeweis berücksichtigen (aber Achtung, die Gerichte sind damit sehr zurückhaltend).
In meiner beruflichen Tätigkeit, beispielsweise bei Der Anhörung, die ich mit dem Anwalt Dr. Jens Bücking und Dr. Ulrich Kampffmeyer mehrmals aufgeführt habe, habe ich einen anderen Eindruck gewonnen:
Die Beweiswerte elektronischer Dokumente sind zwar nicht der Qualität von Urkunden oder solchen mit qualifizierter elektronischer Signatur gleichzusetzen. Oft sind ausgedruckte Mails, die z.B. im Rahmen eines großen Projekts auf der Ebene der einzelnen Teams, die einzige Beweisquelle. Sie anzuzweifeln gelingt in der Regel nur durch plausible Zeugeneinwände gegen den Zugang, die inhaltliche Richtigkeit oder überhaupt gegen die Echtheit der Mail. Elektronisch gespeicherte Dokumente geben daher regelmäßig einen „Wettbewerbsvorteil“, da sie (nicht zuletzt als Gedächtnisauffrischung für Zeugen) wichtige Indizien für Aussteller, Empfänger, Absende- und Zugangsdatum, vereinbarte Vertragsinhalte etc. liefern.
Es bleiben sich widersprechende Aussagen beziehungsweise Interpretationen, typisch in der Juristerei und nicht gerade der Aufklärung dienlich.
Von Bitkom-Präsident Prof. Dr. August-Wilhelm Scheer erfahren wir heute, dass die ganze Aufregung um De-Mail fehl am Platz sei. Überhaupt und vielmehr bringe De-Mail “einen Quantensprung in puncto Sicherheit.“: ...
Natürlich. Die – selbsverständlich unberechtigten – Bedenken verbittet sich der Präsident des “Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.” der Einfachheit halber, schließlich geht es um die Geschäfte seiner Verbandsmitglieder Arbeitsplätze!
... Nein, es ist wirklich 2010! Im Sommerloch sind Murmeltiere einfach besonders aktiv.
Sehr schön zusammengefasst.
Mich hat vor allem die teilweise fehlgeleitete Diskussion um die Rechtssicherheit von E-Mail gestört. E-Mails müssen schon lange aufbewahrt werden, so sie steuerrechtlich oder handelsrechtlich relevant sind. Auch vom Bäckermeister. De-Mail bringt - so wie ich es verstehe - "nur" in der Kommunikation mit Behörden eine neue Perspektive.
Lesenswert:
Unternehmen sollten auf jeden Fall Soziale Netzwerke nutzen, aber dabei sollten sie die Augen offen halten und nicht nur den Nutzen, sondern auch die Risiken erkennen.
Eine durchaus nützliche Sammlung der Risiken, die Unternehmen im Umgang mit sozialen Netzen und Social Media beachten sollten, vom Schutz der eigenen Marke über Social Media Guidelines bis zu Malware-Schutz (den natürlich momentan alle Anbieter von Security- und Firewall-Software besonders betonen). Wichtig finde ich die Hinweise, daß für den Kundenservice in sozialen Netzen - von der Supportanfrage bis zum Vertriebskontakt - Ressourcen bereitstehen müssen. Und auch das Thema Compliance und Aufzecihnung geschäftsrelevanter Kommunikation spielt eine Rolle. Die Risiken müssen erkannt, minimiert und gemanagt werden. Verhindern kann soziale Netze eh kein Unternehmen mehr, also lieber konstruktiv damit umgehen und gestalten.
Neben Virtualisierung und SOA beziehungsweise Business Process Management sieht die Atos-Trendstudie auch Open Source, Web 2.0 beziehungsweise Enterprise 2.0 und das anhaltende Datenwachstum als die aktuell drängendsten IT-Themen für Unternehmen (Grafik: Atos Origin).
Studie von Atos Origin: Besonders interessant sind die "Burning Issues" mit Web 2.0/Enterprise 2.0, SOA/BPM, OpenSource, Virtualisierung und Governance. Werde mir den Teil Umgang mit Information noch genauer ansehen.
Ich zitiere aus der FAZ von heute, wo sich Frank Schirrmacher mal wieder kritisch zum Netz äußert. Anlaß diesmal ist der Stillstand des Luftverkehrs aufgrund von Risikoanalysen aus der Wolke: Im Zeitalter sozialer digitaler Vernetzung werden ähnliche Voraussagen über Menschen gemacht. Soeben hat die Jugendstrafbehörde in Florida bekannt gemacht, dass sie mithilfe der analytischen Software von IBM Aussagen über die soziale Prognose straffällig gewordener Jugendliche machen wird. Das gleiche System der „predicitve analytics“ benutzen die britischen Justizbehörden, um vorherzusagen, ob Straftäter rückfällig werden. Studien zur prognostischen Kraft von Twitter oder Google haben gezeigt, dass die Triftigkeit solcher Prognosen wirklich staunenswert ist. Das macht sie so verführerisch und so gefährlich. Wenn nicht nur die Sicherheit von Flugbewegungen, sondern auch soziale Mobilität, intellektueller Kompetenz, Gesundheit mit dem Gestus wissenschaftlicher Gewissheit vorausgesagt werden kann, genügen wenige Parameter, und die Aufsichtsbehörden des Lebens schreiten ein, so wie jetzt die Luftaufsichtsbehörden. ... Diese benutzen die unendlich große soziale Datenwolke des Netzes und halten sich Unternehmensberater als Heilsbringer. Die soziale Wolke besteht aus unendlich vielen Datenpartikeln, vom Facebook-Eintrag über Einkäufe, Emails, Kommentare bis zu unendlich vielen Korrelationen, die sich ergeben, wenn unsere Daten mit Milliarden anderer Daten abgeglichen werden. Heute steht Ihr Flugzeug still, morgen vielleicht Ihre Karriere. Nur Gestrige können glauben, dass in der Skepsis gegen diese neue Macht die Sehnsucht nach vorindustriellen Zeiten steckt. Es geht vielmehr darum, gegen die Welt der Computer Instanzen des Einspruchs zu etablieren, ...
Wieder einmal ist alles negativ, birgt das Predictive Web nur Gefahren. Natürlich gibt es auch Risiken. Natürlich ist immer noch die Möglichkeit unverzichtbar, daß der Mensch STOP sagt. Aber kann dieses Predictive Web nicht auch viel Gutes leisten? Warum ist Herr Schirrmacher so selten zu einer ausgewogenen Stellungnahme fähig?
Thanks to digital tools, media, and networks, recording is easy, cheap, and often automatic. ... Evidence of even the most trivial of events and thoughts, communicated through texts, posts, status updates, and tweets, is retained in the data centers of the companies that operate popular Internet sites and services.
We live, it seems, in a golden age of documentation.
Es scheint so - schreibt Nicolas Carr in seinem Blog -, als ob wir im goldenen Zeitalter der Dokumentation leben, denn angesichts billigen Speicherplatzes, des Webs und einfacher Möglichkeit Daten unterschiedlichster Arten "aufzunehmen", kann eigentlich nichts mehr verloren gehen. Oder?
The problem stems from the fact that, with digital recordings, we don't only have to preserve the data itself; we have to preserve the devices and techniques used to read the data and output it in a form we can understand.
Ja, und, Mr. Carr? Was ist daran neu? Dieses Problem kennen wir in der Archivierung schon lange. Digital erzeugte Dokumente, Texte, Tabellen, Präsentationen, müssen schon heute regelmäßig konvertiert werden, um langfristig lesbar zu bleiben. Ähnlich sehe ich das auch für multimediale Inhalte, für Audio- und Videodateien. Schon die alten Schallplatten mußten - so man nicht den geliebten alten Plattenspieler weiter behalten will - "konvertiert" werden.
Carr sieht nun einen wichtigen Wandel durch die Cloud. Wenn die Daten und Recordings dort gespeichert werden, würden nicht mehr so viele lokale Kopien gemacht. Er sieht einen Wandel vom Download- hin zum Streaming-Paradigma. Oder anders gesagt: Man vertraue die Daten professionellen Cloud-Anbieter an im Glauben, die würden dafür sorgen, daß alle Daten sicher gespeichert werden. Und er warnt davor, nur auf die Cloud zu vertrauen:
We all know what happened to the library of Alexandria.
Ich glaube, daß Carr in seinem Posting einen wesentlichen Aspekt vergisst. Unternehmen, öffentliche Bibliotheken müssen sich ebenso wie Privatpersonen darum Gedanken machen, was man wie lange aufheben will. Wenn ich meine Schallplatten weiter geniessen will, muß ich einen Plattenspieler vorhalten oder die Aufnahmen einmal digitalisieren. Ich braucht eine Archivierungsstrategie.
Und was für mich als Privatperson gilt, gilt ebenso für Unternehmen und öffentliche Institutionen. Die Motive sind anders: das Unternehmen muß gewisse Informationen aus gesetzlichen Gründen aufbewahren und will gewisse Daten aufbewahren, um Wissen zu bewahren oder die Firmenhistorie zu dokumentieren. Bibliotheken und Archive haben eventuell einen öffentlichen Auftrag.
Aber Unternehmen hin und Privatperson her: Einfach alles mal endlos aufbewahren wollen, mag dem Sammeltrieb des Menschen entgegen kommen, ist aber nicht unbedingt zielführend. Wer sich Gedanken darüber macht, was man aus welchen Gründen aufhebt, der kann sich dann auch Gedanken darüber machen, wie man wirklich sicher und redundant aufbewahrt.
Im professionellen Umfeld werden Bibliothekare, Archivare (und Records Manager) sicher weiter gebraucht. Nur kümmern sich diese nicht mehr nur um die Aufbewahrung oder Restaurierung von Papier. Im Web 2.0-Zeitalter müssen sie sich auch um digitale und digitalisierte Inhalte kümmern, um Webseiten, Instant Messages, Audios und Videos. Dies ist keine Frage, ob die Inhalte in der Cloud gespeichert werden.
Ich habe es ja schon dieser Tage in einem Posting angekündigt: Wir werden am 22. April abends bei der 1. XING CM Lounge in Stuttgart halt machen, um dort "Die Anhörung" zu sehen (beziehungsweise als Beklagte oder Klägerin live on stage verknackt zu werden). Das XING Treffen behandelt das Thema Compliance und rechtliche Aufbewahrungspflichten deutscher Unternehmen. Derzeit dreht sich diese Diskussion meistens um das Archivieren von "normalen" Dokumenten, also gescannten Papieren, Rechnungen, Textdokumenten, Tabellen und E-Mails. Doch die Problemantik steht aus meiner Sicht auch im Web 2.0 und Enterprise 2.0 an. Auch "webbige" Inhalte können gesetzlich relevant sein - und müßten demzufolge archiviert und aufbewahrt werden. Wir erhoffen uns durch die Teilnahme an der XING Lounge Impulse für das eigentliche Camp am 23. und 24. April in Ehningen, wo ja auch Dr. Carsten Ulbricht zum Thema "Enterprise 2.0 und Recht" sprechen wird.
Hier das Programm der XING Lounge: ab 18:00 Eintreffen der XING-Angemeldeten und der IBM/LotusKnows-JamCamp-Teilnehmer, Registrierung 18:30 Begrüßung durch die XING xPert Ambassadore 18:40 Grußwort des Sponsors IBM zur JamCamp-Tour 19:00 "Die Anhörung". Theater-Show mit nachgestellte Szenen aus deutschen Gerichten zum Thema E-Mail, GDPdU, Archivierung, etc. sowie Informationen zu aktuellen Rechtsthemen im Umfeld von Content Management und Dokumentenmanagement 20:00 Networking mit Drinks und Buffet 21:30 Verabschiedung durch die XING xPert Ambassadore bis ca. 22:30 Ausklang Die Anmeldung zur 1. XING CM Lounge finden Sie hier.
Weltweit gibt es über 20.000 unterschiedliche Gesetze und Regularien, die die Dokumentation der Geschäftstätigkeit erforderlich machen. Je nach Standort und Tätigkeit wird jedoch jedes Unternehmen nur von einem Teil dieser Anforderungen direkt oder auch indirekt betroffen sein. Rechtliche Anforderungen ändern sich und ständig kommen neue hinzu. Die Welt des Rechts und der Rechtsprechung muss sich dabei immer mehr an den Gegebenheiten der elektronischen Kommunikation und Informationsverarbeitung orientieren, denn elektronische Informationen werden zur führenden Information. Ausdrucke auf Papier sind häufig nur noch eine Kopie eines elektronischen Origi- nals. Mit diesen Veränderungen muss die Organisation der Unternehmen und die Aufbereitung von Informationen Schritt halten. Angesichts des exponentiellen Wachstums von elektronischen Informationen kommt der Verwaltung und Erschließung von Daten, Dokumenten, Content, Transaktionen, Prozessen und anderen Formen von Informationsobjekten eine existenzentscheidende Bedeutung zu. Auch wenn der wirtschaftliche Einsatz und die Steigerung der Effizienz im Unternehmen beim Einsatz neuer Lösungen im Vordergrund steht, müssen diese Lösungen auch auf die Erfüllung der gesetzlichen wie unternehmensinternen Vorgaben ausgelegt sein. GRC,Governance, Risk Management und Compliance, muss heute von solcher Lösungen unterstützt werden. So haben Thorsten Zoerner und ich das neue IBM White Paper zum Thema GRC eingeleitet, das Dr. Ulrich Kampffmeyer, renomierter Experte (nicht nur) zum Thema ECM und Records Management, verfasst hat. Es gibt wichtige Denkanstösse und kann hier heruntergeladen werden.
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