[DE] Digital Naiv oder Digital Native. Eher Digital Resident. Meine privaten Gedanken rund um Arbeitswelt, Technologie, Netz, Essen, Fußball und mehr ................................... [EN] Digital Naive or a Digital Native. More likely a Digital Resident. My privateThoughts around work, technology, the web, food, football ...
The zero email policy isn’t really a policy at all. It’s a fantasy. ... The idea that a large organization is eliminating the only means of a communication technology that easily and efficiently enables any user to communicate with anyone else in the organization because of information pollution, is the operational equivalent of abolishing mobile phones because they produce noise pollution. ...
The problem with email is that it’s too successful a solution. So successful that people use it for things that it’s not intended for, but use it anyway due to its ease-of-use. As I’ve covered rather extensively, solutions like Yammer, SharePoint, Jive, Socialtext, Salesforce.com, IBM Connections, and SAP Streamworks are fantastic solutions that work with but do not intend to replace email.
The creators of these technologies recognize email for what it is, a simple yet powerful communication tool that is part of an effective social business.
Mark Fidelman really gets emotional in ths posting, where he refers to the Atos ban of e-mail. It is an ongoing discussion since years and my IBM buddy Luis Suarez is for sure somebody, who has driven the discussion very early as the man who is living outside the inbox. November,11 2011 a No E-Mail Day was called out . My friends at IBM Benelux launched a web site Outside the Inbox.
Outside the Inbox: And this is exactly what we need to talk about. Which kind of communciation needs to go through e-mail, because it is the appropriate communication vehicle? Which kind of information should better sit in a social environment, in blogs and wikis to be searchable, findable and - even more important - need to be discussed on? And where is Instant Messaging or - yes it still exists - telephone the better communcation vehicel than e-mail? These questions need to be asked. They need to be allowed.
And if provocative statements and articles need to be written to initiate or drive the discussion, I will always welcome them. Yesterday I was in an interview witrh German Manager Magazin and the journalist asked, if social is going to replace e-mail. And it is absolutely positive that these kind of questions - although the answer is foreseeable - are now being asked, because it kicks of discussion and thinking. There are a lot of use cases where we better leverage Social Software. There are a lot of cases where we better use chat and telephone. And there is going to be a place for e-mail. And there will combinations of features, Social Mail. Let us discuss and teach the audience what to use when.
Interesting - not very surprising results. Marketing has most benefit out of Social Media, scepticism on social replacing E-Mail and the fear of loosimg control ...
"Die E-Mail-Posteingang ist zur Social Inbox geworden", so Brill. ...
"Entscheidend ist es, die verschiedenen Werkzeuge im richtigen Kontext bereit zu stellen", sagt Brill. Für jede spezifische Anforderung das passende Tool: IBM nennt ein solches Konzept "contextual collaboration". Dieses ist laut Brill die Voraussetzung, dass Unternehmen sich zum so genannten Social Business wandeln können.
Ein interessante Analyse und Zusammenfassung von Markus Strehlitz auf ZDnet. U.a. zitiert er meine IBM Kollegen Ed Brill und Chris Crummey sowie DNUG Vorstandsmitglied Jürgen Zirke. Die Diskussion wird in den kommenden Monaten sicher weitergehen und ich bin gespannt auf Luis Suarez Vortrag auf dem IBM Social Business JamCamp am 19./20. Oktober. Luis ist sicherlich das Paradebeispiel, wie jemand außerhalb des E-Mail Posteingangs arbeitet. Nicht umsonst trägt sein Blog ja auch diesen Titel. Die "Wahrheit", besser die Methode, wie jemand produktiv arbeitet, wird zu einem gewissen Maße jeder für sich selbst finden müssen. Jedoch scheint mir durchaus ein deutlicher Trend hin zu Activity Stream zu gehen, in denen neben E-Mail auch andere Nachrichten und Ereignisse zusammenlaufen und bearbeitet werden können. E-Mail scheint mir mehr und mehr "social", zu "Social Mail" zu werden.
When we work with enterprise clients we frequently see how email is the de facto medium for many processes, both formal and informal. It is illuminating to dig a bit deeper and expose the costs that email imposes on the organization for each process, and that helps build the business case for a Social Business approach.
With Social Business Intelligence you can fish those processes out of email and redesign them, taking information abundance and human nature into account. What is really powerful about the approach is that, armed with the right tools, we see the business taking the initiative to improve their processes and move to new ways of working. As a side effect, valuable knowledge moves from people’s email inboxes and archives into a more transparent flow, increasing the potential for re-use and fostering improved awareness of what is currently going on.
Interesting take on moving away from e-mail centric "processes" (and I am hesitant even to call this processes) to "social-enabled" processes. I would even go a step further: Meanwhile it is not only about e-mail. It is about documents, too. We need to move from a document-centric to a people-centric "social" approach. Very often information and knowledge sitting within documents, spreadsheets or presentations needs to move out of its siloed existence into a social environment to be widely acessible and usable.
Two years ago, I wrote an article for GigaOM Pro entitled Email: The Reports of My Death are Greatly Exaggerated (subscription required), in which I explained why email is such a useful tool and why I thought it was unlikely to be replaced as the primary business communications medium any time soon. In the time since then, however, we’ve seen a wave of newer cloud-based communications and collaboration products taking the enterprise by storm. Could email be overtaken by these?
While it’s been widely reported that teens no longer use email, it seems that attitudes to email are changing in workplace, too. According to a new GigaOM Pro report ... workers don’t necessarily believe email will continue to be such a critical tool in the future:
Key Technologies: Future Use
The report’s authors highlight the fact that, while the respondents believed they would use newer technologies like VoIP and videoconferencing increasingly in the future, the more traditional tools like email and the office landline showed a noticeable downward trend.
... However, even though we now have a greater range of useful tools to call upon, I think email will continue to play a vital role in our business communications for the foreseeable future.
Ich glaube auch nicht, dass E-Mail verschwinden wird. Es hat als Werkzeug sicher seine Berechtigung, aber ich bin davon überzeugt, dass E-Mail an Bedeutung verlieren wird. Das wird ein sehr langer Prozess werden, denn Viele leben in der Tat in ihrem Posteingangskorb. Und diese Comfort Zone zu verlassen, fällt wie jeder Abschied von vermeintlich lieben Gewohnheiten schwer.
Ein Trend, den ich sehe, dass durchaus nicht nur die junge Generation verstärkt Arbeitsformen nutzen will, wie sie sie von der privaten Nutzung des Web 2.0's kennt. Diese Prinzipien kann man in Social Software wie IBM Connections schon heute deutlich erkennen: Lesezeichen teilen. wichtige Infos in Wikis und Blogs schreiben statt per E-Mail zu versenden, Dateien sharen statt E-Mail Postfächer zu verstopfen u.s.w.
Der nächste Schritt sind dann die Activity Streams, die beispielsweise Ed Brill hier beschreibt und die Arnd Layer und ich auf der re:publica in einem Workshop vorgestellt haben. Ähnlich einer Facebook Wall laufen in den Activity Streams Ereignisse zusammen. Im Gegensatz zu Facebook sind dies dann aber berufliche Ereignisse und Aktivitäten, die angezeigt werden. Dies kann eine Transaktion aus SAP sein, die bearbeitet werden muss, eine Rechnungsprüfung oder eine Spesenabrechnung. Es kann eine Voice Mail sein oder eben auch eine E-Mail oder Benachrichtigung aus dem CRM System, dass mit meinem Kunden etwas passiert ist. Der Anspruch ist also, die tägliche Arbeit, die der jeweilige Mitarbeiter zu erledigen hat, in einem solchen Activity Stream zusammenzufassen.
Jedoch geht das Konzept einen Schritt werden. Natürlich werden heute schon Benachrichtigungen über zu erledigende Aufgaben per E-Mail verschickt. Man klickt auf den in der E-Mail enthaltenen Link, wird zum jeweiligen Programm oder zur Webseite weitergeleitet, in dem man die Aufgabe bearbeiten soll. Programm oder Webapplikation werden gestartet und dann kann die Task erledigt werden. Der Anspruch der Activity Streams ist dagegen sogenanntes Inline Editing, d.h. die Aufgabe soll direkt im Activity Stream erledigt werden können, ohne dass die zugehörige Anwendung gestartet werden soll. Und das wäre sicher eine deutliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis.
Wird jeder mit solchen Activity Streams arbeiten? Ich denke nicht. Jedoch wird es für viele Büroarbeiter, die mit unterschiedlichen Informationsquellen und Anwendungen agieren müssen, eine valide Alternative sein, die dabei helfen kann, produktiver zu arbeiten. Natürlich kommt die Arbeitsweise den Digital Residents entgegen, die sich in ähnlicher Weise schon heute privat in sozialen Netzen bewegen. Gartner geht davon aus, dass rund 20 % der Arbeitenden bis 2015 primär solche sozialen Kommunikationsdienste und nicht mehr E-Mail nutzen werden.
Ich persönlich kann mich mit dem Gedanken sehr wohl anfreunden, da ich einerseits viele unterschiedliche Aufgaben, Quellen und Programme nutzen muss, andererseits sehr teamorientiert mit Anderen zusammenarbeiten und viele Informationen teilen und mitteilen muss. Für diese Art der Arbeit scheinen mir Activity Streams (und auch die angekündigte Sharebox) hervorragende Werkzeuge zu sein, die mir das Leben einfacher und "social software" enabled machen.
Einen wesentlichen Aspekt der Vision sollte ich nicht vergessen: Die Activty Streams sollen auch auf mobilen Endgeräten verfügbar sein, so daß ich von Blackberry, iPad und Android aus mit und in den Streams arbeiten kann. Die Tage des monolithischen Arbeitsplatzes, der nur unter Windows auf dem Firmen-PC und Notebook läuft, neigen sich unaufhaltsam dem Ende zu.
Auf Lotus Greenhouse steht eine API, der IBM Social Business Toolkit, frei zur Verfügung, mit dem Entwickler die Activity Streams anprogrammieren und dort Anwendungen integrieren (und testen) können. Gerne zeigen wir als IBM dann solche Integrationen auf dem IBM Social Business JamCamp oder den DNUG Konferenzen.
"One inbox to rule them all, one inbox to find them"...oh, sorry was channeling a little Tolkien. Consolidation for integrated management is still only a dream. I personally struggle with this a lot just with multiple email accounts and the sheer volume of email in general. I have found that there are a few decent ways to address email but beyond email is no-mans land today. Facebook recently has made some statements about becoming the "one" inbox but it has a long way to go to get there and a difficult task of convincing enterprise IT that it should be used as a business tool (if it should). ... The mobile device might offer the best vehicle to drive an integrated comm/collab approach, it's already making it easier to use many of the tools and of course in real time, all the time and in my pocket. I guess I'm just dreaming of a uber aggregator that could pull in all of the different streams and communications methods into one manageable "inbox"...
Interesting piece on Communication and collaboration in a Social Business World. I am not as pessimistic as Michael Fauscette. In a business environment I don't belive in Facebook either. But I believe that concepts like the Activity Streams defined in the Project Vulcan (and as API available on Greenhouse) are at least a reasonable vision - hopefully more.
Suchen sie oft nach einer Mail? Mailen Sie an möglichst viele Adressaten? Treffen Sie gar Entscheidungen per Mail? Gratulation, Sie sind ein E-Mail-Sünder und kommen ihrer Firma teuer zu stehen.
Kann denn E-Mail Sünde sein? Darf es niemand wissen, wenn man sich mailt, wenn man einmal alles vergißt, vor Mail?
Kann das wirklich Sünde sein, wenn man immerzu an E-Mail nur denkt, wenn man einmal alles Zeit ihr schenkt, im Büro? Niemals werde ich bereuen, was ich tat, und was per E-Mail geschah, das müßt ihr mir schon verzeihen, dazu ist sie schließlich da!
Schöner Artikel zu den beliebtesten E-Mail Sünden, die so täglich passieren mit Verbesserungsvorschlägen.
Dieser Tage bin ich bei der Installation des neuen Firefox-Browsers und bei der Vorbereitung des Vortrags von Arnd Layer und mir zu re:publica auf ein Firefox-AddOn namens Shareaholic gestossen. Mit Shareaholic kann man interessante Links auf Twitter, Facebook, LinkedIn und vielen, vielen anderen sozialen Diensten "sharen" bzw. teilen. Die Liste der Dienste, die unterstützt werden, ist beeindruckend, schier endlos und reicht von sozialen Netzwerken über E-Mail bis zu Blogs und anderen Services. Und dieser Name passt zu vielen Überlegungen und Gedanken, die ich mir um Veränderungen in derzeitigen Arbeitsweise mache. (Nicht nur) nach meiner Beobachtung sehen wir einen Paradigmenwechsel im Verhalten vieler insbesondere junger Leute. Vor allem sie sind wesentlich bereiter, Informationen zu teilen. Sie sind eine Generation, die mit sozialen Netzen, Twitter und SMS aufgewachsen sind. Für viele von ihnen ist es ganz natürlich, Fotos und Statusmeldungen auf Facebook einzustellen. Die Shareaholics sind unter uns. Always on. Überall am sharen, am zwitschern, bloggen und netzwerken.
Und ich höre die Apologeten von Datensicherheit und Datenschutz aufjaulen. Nein, ich möchte die Problematik der Data Privacy um Himmels willen nicht klein reden. Data Privacy muss sein und es ist eine gesellschaftliche Aufgabe von Kindergarten an bis zur Seniorenweiterbildung den Umgang mit Datenschutz und sozialen Medien zu lehren. Aber genau dort muss gehandelt werden und nicht bei der Verteufelung oder dem Verbot sozialer Medien und des neuen "Share-Paradigmas". Die neue Geisteshaltung, die ich hier überspitzt Shareaholic nenne, ist eine riesige Chance für Unternehmen und für den Einzelnen. Endlich ist es technologisch einfach und vor allem von der Mentalität her denkbar, Informationen und Wissen in hohem Maße vorbehaltslos miteinander zu teilen. Endlich müssen viele aus ihren Elfenbeintürmen herauskommen, in denen sie ihr Herrschaftswissen sorgfältig gehortet und geschützt haben. Die sozialen Medien in Kombination mit denen neuen Shareaholics stossen die Türen dieser Türme unaufhaltsam auf.
Luis Suarez hat dieser Tage über die Begrifflichkeiten Knowledge Management, Enterprise 2.0 und Social Business gebloggt und dabei Knowledge Management als Großvater oder Großmama von Social Business bezeichnet. Da ist bei allen Unterschieden im Detail sehr vieles dran. Vor mehr als 20 Jahren haben wir Knowledge Management gepredigt, die Notwendigkeit, Wissen zu teilen und zu bewahren. Mit Tools wie vor allem Lotus Notes haben wir das technologisch zu realisieren versucht. Doch oft war das nicht erfolgreich. Dies lag aber ganz sicher nicht an den Tools. Dies lag vor allem an der Mentalität und daran, dass es nicht gelungen ist, die Mitarbeiter vom persönlichen Nutzen von Knowledge Management zu überzeugen.
Genau hier hat ein Wandel stattgefunden. Durch die jüngere Generation kommen Mitarbeiter in die Unternehmen, die aufgrund ihres privaten Umgangs mit dem Web 2.0 wesentlich eher bereit sind, Wissen und Informationen zu teilen. Die Generation E-Mail Posteingang wird durch die Generation Facebook, durch die Shareaholics, aufgemischt, und zwar dramatisch. Dieser Tage habe ich mich mit einem Kollegen unterhalten, der bemerkte, dass einige Leute vor allem davon leben, in E-Mails ihren Chef oder bestimmte Personen auf CC zu setzen. Von BCC (Blindkopie) will ich hier gar nicht reden. Ed Brill spricht in einem Interview zur Zukunft von E-Mail von denjenigen, die die Welt cc'en. Auch das ist ein Symbol heutiger Verhaltensweise, die durch die Shareaholics in Frage gestellt wird. Die Shareaholics stehen auch und vor allem für Transparenz, mit allen auch damit verbundenen Risiken.
Wird also E-Mail durch Social Software verschwinden? Nein, aber wie E-Mail genutzt wird, ändert sich auch nach Ed Brills Meinung. Ich gehe weiter und sage, auch die Rolle von Dokumenten und Dateien wandelt sich im Zeitalter von Social Business. Einfach zwei Beispiele aus meiner persönlichen Arbeitswelt. Ich war immer jemand, der Informationen geteilt hat. Wie geschah das früher? Ich habe einen Link zu einem Artikel kopiert, vielleicht einen Paragraphen, den Text in eine E-Mail eingefügt und die E-Mail dann an die Adressaten versendet, für die diese Information meiner Ansicht nach wichtig ist. Heute speichere ich den Artikel als Bookmark, als Lesezeichen in der Social Software ab, versehe das Lesezeichen mit den wichtigsten Tags (Schlagworten), füge eventuell einen Kommentar hinzu, und lasse die Social Software ausgewählte Kollegen per E-Mail über das neue Lesezeichen informieren. E-Mail bleibt im Spiel, als Benachrichtigungsmedium, aber nicht mehr als Datengrab, wo Informationen in persönlichen Posteingängen verschwinden. Das Lesezeichen steht von nun an aber allen Kollegen, kann frei über Tags und Suche gefunden werden.
Analog wie bei Lesezeichen verfahre ich unterdessen auch mit Dateien. Wer kennt sie nicht, die riesigen Dateianhänge, die noch immer per E-Mail verschickt werden? Möglichst noch an einen riesigen Verteiler, damit wirklich viel Speicherplatz verbraucht wird. Dateien kommen bei mir in aller Regel ebenfalls in die Social Software, werden genau wie Lesezeichen ge-tagged. Auch hier kann ich E-Mail-Benachrichtigungen senden lassen, wenn es notwendig ist. So sharen wir Dateien übrigens nicht nur intern, sondern auch in der Kommunikation mit Kunden und Partnern, dann eben über eine cloud-basierte Lösung außerhalb des Firewalls. Weitere Beispiele, vom Einsatz von Wikis und Blogs, ließen sich hier hinzufügen. Beispielsweise wird die gesamte Wissensbasis zu und für unseren Bereich in einem Wiki gepflegt, von Vertriebs- über Marketing- bis zu technischen Informationen. Blogs spielen in der Außen- und Innenkommunikation als Medium, schnell und problemlos etwas zu publizieren, eine unterdessen unverzichtbare Rolle.
Folgende Aspekte sind aus meiner Sicht beim Umgang mit Social Software besonders erwähnenswert: Man muß seine ganz persönlichen, gewohnten Verhaltens- und Ich-sende-E-Mail-Muster in Frage stellen und dort wo es sinnvoll ist, seine eigene Arbeitsweise ändern und der neuen sozialen Art zu arbeiten anpassen. Denjenigen, die in sozialen Netzen privat unterwegs sind, fällt das sicher leichter als denjenigen, die dort passiv sind oder nur E-Mail machen. Hier haben auch wir noch Verbesserungspotential, in dem wir Best Practises - wie mache ich was am besten - besser publizieren. Social fängt also erst einmal ganz persönlich an.
Und natürlich befinden wir uns noch ganz am Anfang des sozialen Arbeitens. Der größte Teil der Kollegen lebt noch immer in seiner E-Mail Inbox, in unzähligen Tabellen und Foliensätzen, die bis zum Exzess in der Matrix eingefordert, produziert und verteilt werden. Um so wichtiger sind aus meiner Sicht Leuchttürme wie ein Luis Suarez, der ein Leben jenseits der E-Mail Inbox postuliert, und eben die eigene Arbeitsweise demonstrativ zu ändern. Die Anzahl der eingeforderten Tabellen und Folien ist übrigens durch das Ändern meiner eigenen Arbeitsweise nicht kleiner geworden, aber ich erstelle und aktualisiere sie effizienter und meine Kollegen wissen genau, wo sie in der Social Software zu finden sind.
Natürlich haben sich auch die technischen Rahmenbedingungen seit dem Knowledge Management-Postulat geändert. Internet und soziale Medien spielten vor 20 Jahren sicher nicht die heutige Rolle. Aber die Technologie ist nur ein "Enabler", versetzt die Mitarbeiter auf einfachere Weise in die Lage, Information zu teilen. Wichtiger ist neben dem natürlichen Umgang mit sozialen Tools die fast selbstverständliche Bereitschaft vor allem der jüngeren Leute, diese auch aktiv zu nutzen. Wir sehen das im eigenen Unternehmen und in vielen Projekten. Wer privat auf Facebook unterwegs ist, hat kein Problem in der Benutzung IBM Connections. Wer privat twittert, versteht auch berufliches Microbloggen. Wer privat mit seinen Freunden in Amerika und Australien vernetzt ist, vernetzt sich auch im Unternehmen und über die Firmengrenzen hinaus mit Kunden und Partnern.
Viele Unternehmen - vor allem die sogenannten Early Adoptors - erkennen das geschäftliche Potential, das die neue Mentalität der Shareaholics in Kombination mit Social Software bietet. BASF nennt ihr beispielhaftes Projekt connect.BASF. Bayer-CIO Kurt De Ruwe spricht davon, dass man auf Web 2.0 im Unternehmen gar nicht mehr verzichten könne. Continental entscheidet sich für das Werkzeug, das das Facebook-Prinzip für Unternehmen am benutzerfreundlichsten abbildet. Unternehmen wie Rheinmetall, in einer Branche tätig, die man erst einmal nicht mit Social Software in Zusammenhang bringt, nutzt bereits seit Jahren soziale Netzwerke, Team Rooms und Instant Messaging, weil diese Werkzeuge die interne Produktiviät steigern und Zusammenarbeit verbessern.
Diese Unternehmen sind Vorreiter, aber sie haben das Potenzial erkannt, das in der Kombination von Shareaholics und Social Software steckt. Viele andere stecken noch im Datei- und E-Mail-Paradigma fest und mancher Betriebsrat, manche Führungskraft agieren als Bedenkenträger. Bedenken darf und sollte man haben, aber es gilt zu gestalten, dabei auf Dinge wie Datenschutz Rücksicht zu nehmen. Blockade funktioniert heute nicht mehr. Das zeigen heute schon zu viele Beispiel, aus Wirtschaft und aus Politik. Erbarmen ... zu spät ... die Shareaholics sind mitten unter uns.
At IBM, we see it as reinventing the inbox. Making the inbox more social. Email is evolving in two ways because we now have many other social business tools. One is that it is a notification service that brings together all of our relevant information and activities. Two is that emails sent to us now are truly actionable — every message in that inbox is relevant to the individual. That’s what email was originally conceived for, and what it is becoming again.
Very interesting interview with Ed Brill on BNET. Ed is talking about IBM's vision, how the Inbox is changing and becomes more social. Fits perfect to a blog plost I am just wirting on "the Sharing Generation".
Berühmt-berüchtigt aber wurde er am 15. Dezember 1970 durch einen bizarren Sketch der britischen Anarcho-Komödianten Monty Python: Der spielte in einer Art Restaurant, in dem jedes Gericht auf der Speisekarte Spam enthielt. Zu Gast in dem Laden war zudem eine Horde Wikinger, die alle Kommunikation mit ihrem "Spam, Spam, Spam, Spam, Spaaaam!"-Chor erstickte.
Der Sketch brachte es auf mindestens 130 Erwähnungen von Spam und rund ein Jahrzehnt später irgendwelche frühen Netz-Hacker auf die Idee, mit "Spam" jede Form kommunikativen Mülls zu bezeichnen, der eine normale Konversation zu ersticken drohte. Hormel Foods nahm das erst als massive Rufschädigung wahr, machte aber am Ende eine Tugend aus der Not: Spam ist heute eine Kultmarke, deren quasi ewig haltbare Fleischprodukte so mancher Nerd nur kauft, um sie sich ins Regal zu stellen.
