Dieser Tage bin ich bei der Installation des neuen Firefox-Browsers und bei der Vorbereitung des Vortrags von Arnd Layer und mir zu re:publica auf ein Firefox-AddOn namens Shareaholic gestossen. Mit Shareaholic kann man interessante Links auf Twitter, Facebook, LinkedIn und vielen, vielen anderen sozialen Diensten "sharen" bzw. teilen. Die Liste der Dienste, die unterstützt werden, ist beeindruckend, schier endlos und reicht von sozialen Netzwerken über E-Mail bis zu Blogs und anderen Services. Und dieser Name passt zu vielen Überlegungen und Gedanken, die ich mir um Veränderungen in derzeitigen Arbeitsweise mache. (Nicht nur) nach meiner Beobachtung sehen wir einen Paradigmenwechsel im Verhalten vieler insbesondere junger Leute. Vor allem sie sind wesentlich bereiter, Informationen zu teilen. Sie sind eine Generation, die mit sozialen Netzen, Twitter und SMS aufgewachsen sind. Für viele von ihnen ist es ganz natürlich, Fotos und Statusmeldungen auf Facebook einzustellen. Die Shareaholics sind unter uns. Always on. Überall am sharen, am zwitschern, bloggen und netzwerken.

Und ich höre die Apologeten von Datensicherheit und Datenschutz aufjaulen. Nein, ich möchte die Problematik der Data Privacy um Himmels willen nicht klein reden. Data Privacy muss sein und es ist eine gesellschaftliche Aufgabe von Kindergarten an bis zur Seniorenweiterbildung den Umgang mit Datenschutz und sozialen Medien zu lehren. Aber genau dort muss gehandelt werden und nicht bei der Verteufelung oder dem Verbot sozialer Medien und des neuen "Share-Paradigmas". Die neue Geisteshaltung, die ich hier überspitzt Shareaholic nenne, ist eine riesige Chance für Unternehmen und für den Einzelnen. Endlich ist es technologisch einfach und vor allem von der Mentalität her denkbar, Informationen und Wissen in hohem Maße vorbehaltslos miteinander zu teilen. Endlich müssen viele aus ihren Elfenbeintürmen herauskommen, in denen sie ihr Herrschaftswissen sorgfältig gehortet und geschützt haben. Die sozialen Medien in Kombination mit denen neuen Shareaholics stossen die Türen dieser Türme unaufhaltsam auf.

Luis Suarez hat dieser Tage über die Begrifflichkeiten Knowledge Management, Enterprise 2.0 und Social Business gebloggt und dabei Knowledge Management als Großvater oder Großmama von Social Business bezeichnet. Da ist bei allen Unterschieden im Detail sehr vieles dran. Vor mehr als 20 Jahren haben wir Knowledge Management gepredigt, die Notwendigkeit, Wissen zu teilen und zu bewahren. Mit Tools wie vor allem Lotus Notes haben wir das technologisch zu realisieren versucht. Doch oft war das nicht erfolgreich. Dies lag aber ganz sicher nicht an den Tools. Dies lag vor allem an der Mentalität und daran, dass es nicht gelungen ist, die Mitarbeiter vom persönlichen Nutzen von Knowledge Management zu überzeugen.

Genau hier hat ein Wandel stattgefunden. Durch die jüngere Generation kommen Mitarbeiter in die Unternehmen, die aufgrund ihres privaten Umgangs mit dem Web 2.0 wesentlich eher bereit sind, Wissen und Informationen zu teilen. Die Generation E-Mail Posteingang wird durch die Generation Facebook, durch die Shareaholics, aufgemischt, und zwar dramatisch. Dieser Tage habe ich mich mit einem Kollegen unterhalten, der bemerkte, dass einige Leute vor allem davon leben, in E-Mails ihren Chef oder bestimmte Personen auf CC zu setzen. Von BCC (Blindkopie) will ich hier gar nicht reden. Ed Brill spricht in einem Interview zur Zukunft von E-Mail von denjenigen, die die Welt cc'en. Auch das ist ein Symbol heutiger Verhaltensweise, die durch die Shareaholics in Frage gestellt wird. Die Shareaholics stehen auch und vor allem für Transparenz, mit allen auch damit verbundenen Risiken.

Wird also E-Mail durch Social Software verschwinden? Nein, aber wie E-Mail genutzt wird, ändert sich auch nach Ed Brills Meinung. Ich gehe weiter und sage, auch die Rolle von Dokumenten und Dateien wandelt sich im Zeitalter von Social Business. Einfach zwei Beispiele aus meiner persönlichen Arbeitswelt. Ich war immer jemand, der Informationen geteilt hat. Wie geschah das früher? Ich habe einen Link zu einem Artikel kopiert, vielleicht einen Paragraphen, den Text in eine E-Mail eingefügt und die E-Mail dann an die Adressaten versendet, für die diese Information meiner Ansicht nach wichtig ist. Heute speichere ich den Artikel als Bookmark, als Lesezeichen in der Social Software ab, versehe das Lesezeichen mit den wichtigsten Tags (Schlagworten), füge eventuell einen Kommentar hinzu, und lasse die Social Software ausgewählte Kollegen per E-Mail über das neue Lesezeichen informieren. E-Mail bleibt im Spiel, als Benachrichtigungsmedium, aber nicht mehr als Datengrab, wo Informationen in persönlichen Posteingängen verschwinden. Das Lesezeichen steht von nun an aber allen Kollegen, kann frei über Tags und Suche gefunden werden.

Analog wie bei Lesezeichen verfahre ich unterdessen auch mit Dateien. Wer kennt sie nicht, die riesigen Dateianhänge, die noch immer per E-Mail verschickt werden? Möglichst noch an einen riesigen Verteiler, damit wirklich viel Speicherplatz verbraucht wird. Dateien kommen bei mir in aller Regel ebenfalls in die Social Software, werden genau wie Lesezeichen ge-tagged. Auch hier kann ich E-Mail-Benachrichtigungen senden lassen, wenn es notwendig ist. So sharen wir Dateien übrigens nicht nur intern, sondern auch in der Kommunikation mit Kunden und Partnern, dann eben über eine cloud-basierte Lösung außerhalb des Firewalls. Weitere Beispiele, vom Einsatz von Wikis und Blogs, ließen sich hier hinzufügen. Beispielsweise wird die gesamte Wissensbasis zu und für unseren Bereich in einem Wiki gepflegt, von Vertriebs- über Marketing- bis zu technischen Informationen. Blogs spielen in der Außen- und Innenkommunikation als Medium, schnell und problemlos etwas zu publizieren, eine unterdessen unverzichtbare Rolle.

Folgende Aspekte sind aus meiner Sicht  beim Umgang mit Social Software besonders erwähnenswert: Man muß seine ganz persönlichen, gewohnten Verhaltens- und Ich-sende-E-Mail-Muster in Frage stellen und dort wo es sinnvoll ist, seine eigene Arbeitsweise ändern und der neuen sozialen Art zu arbeiten anpassen. Denjenigen, die in sozialen Netzen privat unterwegs sind, fällt das sicher leichter als denjenigen, die dort passiv sind oder nur E-Mail machen. Hier haben auch wir noch Verbesserungspotential, in dem wir Best Practises - wie mache ich was am besten - besser publizieren. Social fängt also erst einmal ganz persönlich an.

Und natürlich befinden wir uns noch ganz am Anfang des sozialen Arbeitens. Der größte Teil der Kollegen lebt noch immer in seiner E-Mail Inbox, in unzähligen Tabellen und Foliensätzen, die bis zum Exzess in der Matrix eingefordert, produziert und verteilt werden. Um so wichtiger sind aus meiner Sicht Leuchttürme wie ein Luis Suarez, der ein Leben jenseits der E-Mail Inbox postuliert, und eben die eigene Arbeitsweise demonstrativ zu ändern. Die Anzahl der eingeforderten Tabellen und Folien ist übrigens durch das Ändern meiner eigenen Arbeitsweise nicht kleiner geworden, aber ich erstelle und aktualisiere sie effizienter und meine Kollegen wissen genau, wo sie in der Social Software zu finden sind.

Natürlich haben sich auch die technischen Rahmenbedingungen seit dem Knowledge Management-Postulat geändert. Internet und soziale Medien spielten vor 20 Jahren sicher nicht die heutige Rolle. Aber die Technologie ist nur ein "Enabler", versetzt die Mitarbeiter auf einfachere Weise in die Lage, Information zu teilen. Wichtiger ist neben dem natürlichen Umgang mit sozialen Tools die fast selbstverständliche Bereitschaft vor allem der jüngeren Leute, diese auch aktiv zu nutzen. Wir sehen das im eigenen Unternehmen und in vielen Projekten. Wer privat auf Facebook unterwegs ist, hat kein Problem in der Benutzung IBM Connections. Wer privat twittert, versteht auch berufliches Microbloggen. Wer privat mit seinen Freunden in Amerika und Australien vernetzt ist, vernetzt sich auch im Unternehmen und über die Firmengrenzen hinaus mit Kunden und Partnern.

Viele Unternehmen - vor allem die sogenannten Early Adoptors - erkennen das geschäftliche Potential, das die neue Mentalität der Shareaholics in Kombination mit Social Software bietet. BASF nennt ihr beispielhaftes Projekt connect.BASF. Bayer-CIO Kurt De Ruwe spricht davon, dass man auf Web 2.0 im Unternehmen gar nicht mehr verzichten könne. Continental entscheidet sich für das Werkzeug, das das Facebook-Prinzip für Unternehmen am benutzerfreundlichsten abbildet. Unternehmen wie Rheinmetall, in einer Branche tätig, die man erst einmal nicht mit Social Software in Zusammenhang bringt, nutzt bereits seit Jahren soziale Netzwerke, Team Rooms und Instant Messaging, weil diese Werkzeuge die interne Produktiviät steigern und Zusammenarbeit verbessern.

Diese Unternehmen sind Vorreiter, aber sie haben das Potenzial erkannt, das in der Kombination von Shareaholics und Social Software steckt. Viele andere stecken noch im Datei- und E-Mail-Paradigma fest und mancher Betriebsrat, manche Führungskraft agieren als Bedenkenträger. Bedenken darf und sollte man haben, aber es gilt zu gestalten, dabei auf Dinge wie Datenschutz Rücksicht zu nehmen. Blockade funktioniert heute nicht mehr. Das zeigen heute schon zu viele Beispiel, aus Wirtschaft und aus Politik. Erbarmen ... zu spät ... die Shareaholics sind mitten unter uns.

Das nervt. Ich telefoniere auf meiner Festnetznummer und prompt klingelt parallel das Handy. Unterwegs auf Reisen laufen zuhause die Telefonate auf dem Anrufbeantworter auf, weil ich vergessen habe, mein Telefon umzustellen und weiterzuleiten. Oder aber ich stecke in einem Telefonat und will oder muss zu einem Termin losfahren. Wie kriege ich nun in der Situation das Gespräch vom Festnetz aufs Mobiltelefon weitergestellt, ohne nochmals neu wählen zu müssen?

Ich kenne all diese Situationen und bin deshalb froh, dass ich sie nun endlich habe, meine neue deutsche Telefonnummer, eine Unified Telephony-Nummer. Künftig ist das die Rufnummer, wo man mich erreicht, wo immer ich gerade bin und welches Telefon ich gerade benutze. Mein Computer wird zur Telefonzentrale, über den ich steuere, wann ich wo unter welcher Nummer zu erreichen bin.

Und das geschieht so einfach, dass sogar ich als Nichttechniker es verstehe. Ich definiere in einfachen, selbsterklärenden Dialogen meine Telefonregeln: Wenn ich im Home Office bin, mein Status Verfügbar ist, es zwischen 8 und 18 Uhr ist, dann alle Anrufe, auf mein Festnetztelefom im Home Office leiten. Wenn ich Offline und nicht im IBM-Netzwerk angemeldet bin, es zwischen 8:00 und 18:00 Uhr ist, dann alle Anrufe automatisch auf mein Mobiltelefon schicken. Zwischen dem 1. April und 30. April bin ich in Urlaub. Dann bitte alle Anrufe an meine Kollegin weiterleiten. Oder aber: Zwischen dem 1. März und 5. März alle Anrufe auf mein Mobiltelefon leiten, da ich auf der CeBIT bin.

Hinter all dem steht eine Technologie, die sich Unified Communication & Collaboration (UCC) und Unified Telephony nennt. Es handelt sich um eine Lösung, die die Funktionen von Chatten, Telefonie, Audio- und Videokonferenzen miteinander kombiniert. Instant Messaging – oder Chatten, wie man landläufig sagt – ist bei uns in der IBM schon seit Jahren ein nicht mehr weg zu denkendes Kommunikationsmittel für schnelle Nachfragen. Täglich sind gleichzeitig weit über 100.000 Anwender online im Chat angemeldet. Klickt man im E-Mail-Programm oder auch in der Social Software auf einen Anwender, so erkennt man an der grünen Lampe, am Besprechungszeichen, am Abwesend- oder am Stop-Zeichen, ob jemand erreichbar ist.

Das nennt man Präsenzanzeige. Dies ist die Basis, um jemanden anchatten zu können. Und darauf baut auch die Telefoniefunktion auf. Das System erkennt bzw. lernt, wo jemand ist, im Home Office, auf dem IBM Campus in Ehningen oder in der Niederlassung Frankfurt. Steht also jemand auf grün und ist an seinem Arbeitsplatz in Ehningen, so kann ich denjenigen direkt per Mausklick anrufen. Die Präsenz-Funktionalität zeigt auch (über ein Telefonhörersymbol), ob jemand gerade telefoniert und man sich einen Anruf sparen kann.

Unified Telephony bietet also die Möglichkeit, Telefone noch einfacher und leistungsfähiger nutzen zu können. Es stehen dieselben intuitiven Funktionen zum Telefonieren zur Verfügung, unabhängig davon, ob vom Bürotelefon, Mobiltelefon, zu Hause oder vom integrierten Computertelefon kommuniziert wird. Der Computer selbst kann also auch über die sogenannte Softphone-Funktionalität zum Telefon werden. Mit Unified Telephony werden Gespräche direkt auch über den Unified Communication-Client geführt, empfangen und verwaltet.

Meine Kontakte haben jetzt nur noch eine Telefonnummer, über die sie mich erreichen können. Mit ihren Anrufen kommen sie dann auf dem Apparat heraus, den ich über die oben genannten Regeln definiert habe. Dies vereinfacht mir meine tägliche Arbeit, ist aber aber auch für die Anrufenden wesentlich komfortabler. Sie müssen nicht mehr Festnetz- und Mobilnummer nacheinander durchprobieren, um mich zu erreichen.

Neben gibt es eine Reihe weiterer, eher fortgeschrittener Funktionen von Unified Communication-Lösungen. So sind ad-hoc Audio-Konferenzen möglich. Dazu muss man nur einfach mehrere Kontakte auswählen und zur Telefonkonferenz einladen. Danach können weitere Teilnehmer per drag and drop dazugenommen werden. Dies ist nur ein Beispiele komfortabler Kommunikationsfunktionen. Sicherlich werden wir künftig auch immer mehr Videonutzung sehen. Obwohl die Funktionen heute vorhanden sind, bin ich da persönlich noch etwas zurückhaltend, trotz MacBook mit eingebauter Kamera.

Wichtiger ist mir, dass die Chat-, Telefonie- und Conferencing-Funktionen direkt in meine tägliche Arbeit integriert sind. Mir geht nicht nur im E-Mail und Instant-Messaging-Programm ein grünes Licht auf. Die Präsenzanzeige habe ich auch in meiner Social Software oder in der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung und kann dort direkt agieren. Überall zeigt mir „die Lampe“ an, ob ich jemanden erreichen kann. Und um jemanden zu kontaktieren, genügt dann ein Mausklick, um zu chatten oder eben zu telefonieren.

Anwender wie ich, die viel telefonieren und chatten, möchten komfortabel und einfach arbeiten und kommunizieren können. Das möchte ich auf meinem Arbeitsesel – in meinem Fall einem MacBook – ebenso tun wie auf meinem Tablet und meinem Smart Phone. Andere Kollegen nutzen ihren Windows-Rechner und haben Android-Geräte. Telefonie, Instant Messaging, E-Mail und auch Geschäftsanwendungen müssen künftig auf einer Vielzahl von Clients zur Verfügung gestellt werden. Die Zeiten, Anwender (und Unternehmen) zwanghaft an bestimmte Betriebssysteme und Clients zu binden, sind im Tablet- und Smart Phone-Zeitalter endgültig vorbei. Diese Vielfalt müssen die Anbieter entsprechender Lösungen ebenso unterstützen wie im Sinne des Investitionsschutzes die Integration bestehender TK-Infrastrukturen.

Telefonie wird ein Bestandteil des Arbeitsplatzes werden, unabdingbar integriert in die tägliche Anwendungen und Arbeit. Hier ist viel Potential für höhere Produktivität und auch Einsparungen. Ich bin in den 5-6 Wochen, die ich Unified Telephony aktiv nutze, begeistert, und hoffe, dass alle meiner Kontakte bald (nur noch) meine Unified Number haben. Denn derzeit klingeln leider hin und wieder Telefone parallel, weil viele doch noch meine Mobilnummer anrufen. Aber das wird schon … Alles nur eine Frage der Zeit.

Hier noch zwei Videos zum Thema Unified Communication und Collaboration. Das eine haben wir gerade mit unserer Agentur CPP geschrieben und gefilmt:

Und hier noch ein Video meiner amerikanischen Kollegen zum Thema Investitionsschutz:

Habe jetzt seit einigen Tagen Sametime Unified Telephony im Einsatz und bin sehr angetan. Mehr in Kürze als Praxisposting hier im Blog.

Eine persönliche Sammlung von Zitaten und Slides aus den vergangenen Wochen zum Thema Mobile und Mobility. Teilweise stellen die  Aussagen nicht meine Meinung dar (sehe beispielsweise auch Apple und RIM weiterhin als sehr starke Player im Bereich B2B Mobility). Dies kein Statement meines Arbeitgebers IBM. Finde aber die Sammlung sehr aussagekräftig (sonst würde ich es ja auch nicht posten).

Unsere Arbeitswelt befindet sich im Umbruch. Dazu tragen verschiedene Trends bei: Flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzmodelle werden diskutiert. Das private Web 2.0 mit Facebook, Xing und Twitter klopft an die Unternehmensmauern. Nicht nur die Digital Natives wollen Arbeitsweisen und Werkzeuge nutzen, die sie privat kennen, wollen ein Facebook fürs Unternehmen. Gerade die jüngere Generation bevorzugt netzwerken und Informationen teilen gegenüber dem E-Mail Posteingangsparadigma. Mobile Endgeräte, die iPads und Androids sind überall zu sehen und die Besitzer wollen sie für die Arbeit nutzen. Das sind nur einige Aspekte und Fragestellungen, die gerade aktuell sind.

Wie stellen Sie sich Ihren persönlichen Arbeitsplatz der Zukunft vor? Wie arbeiten Sie heute? Wie möchten Sie in Zukunft mit Ihren Kunden, Kollegen und Partnern zusammenarbeiten? Wie könnte die Technik Ihnen dabei helfen, anstatt Ihr Arbeitsleben komplizierter zu machen?

Diese Fragen wollen wir Ihnen gerne stellen, wenn sie zu uns auf die CeBIT kommen. Wir zeichnen die Antworten auf Video auf und präsentieren sie online auf unserem Social Business Video Channel auf YouTube. Den Anfang haben wir mit Luis Suarez gemacht, meinem Kollegen, der seine tägliche Arbeit außerhalb des E-Mailposteingangs gestaltet. Das Interview wird nicht nur auf Video aufgezeichnet. Gleichzeitig wird die Zeichnerin Anna Lena Schiller die Antworten visualisieren. Diese Zeichnungen werden wir gemeinsam mit den Video-Antworten online präsentieren. Und Sie erhalten die Zeichnung als Dankeschön für ihre Beteiligung. Die Ergebnisse der Interviews werden wir dann auf dem Social Business Tag im Rahmen der DNUG und auf unserem Social Business JamCamp im Herbst präsentieren.

Also: Mitmachen, erzählen, wie Sie heute arbeiten und wie Sie sich Ihren idealen Arbeitsplatz vorstellen. Termine können direkt per E-Mail, Twitter, Facebook oder XING mit mir ausgemacht werden.

Ein sehr schöner Aufsatz von Robert I. Sutton aus dem Harvard Business Manager. Auch wenn er viele amerikanische Beispiele heranzieht, sind die Lehren lesenswert. Ich verkneife mir natürlich detaillierte Kommentare. Mein(e) Chef(s) könnten ja mitlesen und einiges missverstehen:

Lange Besprechungen, idiotische Anweisungen, Einmischungen von ganz oben - es gibt vieles, das Angestellte davon abhält, ihren Job ordentlich zu machen. Gute Vorgesetzte befolgen sieben Regeln, um ihren Mitarbeitern den Rücken freizuhalten. ,,, Diese Idee, dass Manager als eine Art Puffer fungieren sollten, die die Kernarbeit des Unternehmens vor Ungewissheiten und externen Störungen schützen, ist in der Organisationstheorie ein uraltes Thema ...

Ich bin dafür, dieses Prinzip auf Telefonkonferenzen zu übertragen:

Außerdem ließ er sich einen originellen Trick einfallen, um seine Designer von der Einberufung unnötiger Besprechungen abzuhalten: Immer wenn jemand eine Konferenz anberaumte, musste er einen Dollar bezahlen.

Und so was geht ja gar nicht im Zeitalter des Mobiltelefons, von Instant Messaging und E-Mail:

Im Jahr 2008 nahmen 300 Ingenieure und Manager bei Intel an einem Pilotprogramm teil, in dessen Rahmen sie ihre E-Mail- und Instant-Messaging-Programme jeden Dienstagvormittag vier Stunden lang abschalteten und alle Anrufe auf den Anrufbeantworter umleiteten. In diesen vier Stunden fanden nach Möglichkeit auch keine Konferenzen statt,

Und was ist denn das für eine politisch inkorrkete Überschrift. Ich bin erschüttert:

4. Wehren Sie Idioten von oben ab

... Wenn die Leistung oder das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter durch idiotische Anweisungen von oben bedroht ist, müssen Sie entscheiden, ob Sie nachgeben oder sich dagegen wehren wollen, je nachdem, womit Sie Ihren Leuten - und sich selbst - am meisten helfen können. Manchmal lohnt es sich nicht, Widerstand zu leisten, weil der politische Preis, den Sie dafür zahlen müssten, zu hoch wäre; manchmal erweisen scheinbar idiotische Anweisungen sich im Nachhinein aber auch als durchaus sinnvoll.

Übrigens folgen in dem Beitrag noch weitere solche Titel ... Und nicht nur das:

Boshafter Gehorsam dagegen bedeutet, idiotische Anweisungen von Vorgesetzten so buchstabengetreu zu befolgen, dass die Sache schiefgehen muss.

Sehr lesenswert, der gesamte Beitrag!