Auf Computerwoche.de ist dieser Tage ein Artikel zu Collaboration

erschienen. Hier wurden von den Autoren Microsoft Sharepoint, Alfresco Share, Oracle Beehive und Lotus Quickr nebeneinander gestellt. Die Autoren haben korrekterweise in der Einleitung auf verschiedene Aspekte von Collaboration von Kommunikation bis zu Information Sharing hingewiesen. Jedoch behandelt der Artikel Werkzeuge, deren Schwerpunkt stark im Bereich Dokumenten Management und File Sharing liegt. Das Thema Collaboration hat sich aber in den letzten Monaten deutlich über den Aspekt dokumentenorienterte Zusammenarbeit hinaus entwickelt.

Viele Experten und Analysten stimmen unterdessen überein, dass E-Mail alleine nicht das Werkzeug zur Collaboration ist. Die Punkt-zu-Punkt-Kommunikation zwischen einzelnen Personen, die mangelhafte Nachvollziehbarkeit von Vorgängen einhergehend mit der E-Mail Flut tragen einer effizienten Zusammenarbeit nicht gerade bei. „How Long is email Going to Continue Destroying Our Productivity?“ nennt es Jim Ware in einem Blogbeitrag. Und ein Vordenker wie Luis Suarez postuliert „Thinking out of the Inbox“ und lebt dies auch in der IBM vor, indem er alternative Werkzeuge nutzt. Auch Gartner hat das Thema jetzt wieder kürzlich auf dem Portals, Content & Collaboration Summit am 9. Juni in Orlando unter dem Titel „Beyond E-Mail? Does E-Mail Have a Future and Why Should You Care?“ behandelt und dabei hervorgehoben, dass IBM Lotus Notes unterdessen auf die Expeditor-Plattform gehoben hat und so Anwendungen zur Zusammenarbeit und mehr als nur E-Mail mit Notes/Domino ermöglicht.

Die Diskussion um Collaboration gibt es nun schon länger. Vor 1-2 Jahren hat sich dann rund um den Begriff Enterprise 2.0 ein reger Meinungsaustausch im Web und auf Konferenzen entwickelt. Hier geht es um die Einführung typischer Web 2.0-Tools wie Wikis, Blogs, Microblogs, soziale Lesezeichen und sozialer Netzwerke in Unternehmen. Es geht dabei nicht nur um eine Tooldiskussion, sondern darum wie solche Funktionen unter organisatorischen, kulturellen und technischen Gesichtspunkten mit dem Ziel effizienterer Zusammenarbeit und besseren Wissensmanagements im Unternehmen eingeführt werden können. Die Debatte rund um das Enterprise 2.0 und Social Software ist eher durch das Thema Vernetzung und transparenter Wissens- und Informationsaustausch geprägt (auch wenn der ein oder andere Hersteller, dem die entsprechenden Funktionen fehlen, gerne File Sharing und Dokumenten Management in den Vordergrund schieben möchte).

Neben Enterprise 2.0 und dokumentierter Collaboration spielt auch das Thema Kommunikation und Koordination – wie es die Autoren des Computerwoche-Artikels genannt haben – eine wichtige Rolle. Die Funktionen reichen hier über E-Mail hinaus zu Instant Messaging und Onlinekonferenzen. In diese Thema kommt durch die Integration von Telefonie gerade für die Collaboration neue Dynamik, weshalb die IBM das Gebiet auch seit geraumr Zeit Unified Collaboration and Communication nennt, also die Kombination und sinnvolle Integration von Collaboration und Kommunikation.

All diese Technologien spielen in das Gebiet Collaboration hinein, wodurch natürlich ein Produktvergleich, wie ihn die Autoren versucht haben, extrem schwierig wird. Er kann – so viel zur Ehrenrettung der Autoren, nie vollständig sein kann. Und um es auch nochmals klar zu sagen: Dokumentenorientierte Collaboration ist sehr wichtig, aber eben nur ein Aspekt von Zusammenarbeit. Der Blick auf Collaboration darf nicht nur datei-orientiert sein, denn gerade auch die anderen Funktionen bringen wesentlichen Mehrwert und Nutzen.

Bei allen Technologie-, Tool- und organisatorischen Diskussionen sollte aus meiner Sicht wieder der praktische, alltägliche Nutzeneffekt viel stärker in den Vordergrund rücken. IBM hat vor einigen Monaten die Smarter Planet-Initiative gestartet, in der unter verschiedenste Themen diskutiert werden, die dabei helfen sollen unseren Planeten smarter zu machen. Diese Woche findet zum Thema Smarter Cities beispielsweise eine Konferenz in Berlin statt, an der man sich auch online beteiligen kann. Ein anderer, hier relevanter Diskussionsstrang von Smarter Planet ist dabei Smarter Work. Und ich finde den Terminus Smarter arbeiten eigentlich sehr gut für das, was wir rund um Collaboration diskutieren und erreichen wollen.

Funktionen zur Zusammenarbeit sind fast überall in der täglichen Arbeit gefragt. Social everywhere nennen es Jeff Schick und Peter Schuett. Collaboration everywhere könnte man auch verwenden. Was verbirgt sich dahinter? Funktionen von Social Software und Collaboration sollen direkt in der gewohnten Arbeitsumgebung der Benutzer mit einem Klick verfügbar sein.

Die Profilkarte von Lotus Connections, die sich direkt in verschiedenen Anwendungen einblendet, ist ein hervorragendes Beispiel für social everywhere. Sie zeigt sofort relevante Informationen zum jeweiligen Anwender, von der Telefonnummer bis hin zu seiner Online-Verfügbarkeit. Kann ich den Kollegen direkt anchatten oder anrufen. Ich kann mir direkt seine letzten Blogeinträge, Aktivitäten und vieles andere ansehen. Dies kann schon dabei helfen, die notwendigen Informationen oder das gesuchte Expertenwissen direkt anzuzapfen, auch wenn der Kollege nicht erreichbar ist.

Für mich ein weiteres Beispiel von smarterem Arbeiten ist die Integration von Telefonie. Dabei geht es mir persönlich nicht so sehr um die durchaus nützliche Möglichkeit, direkt vom Computer aus zu telefonieren. Ich finde es sehr nützlich, dass ich als Mitarbeiter steuern kann, wie und wo ich erreicht werde. Ich habe nur noch eine Telefonnummer und die Anrufe werden auf das Gerät geroutet, auf dem ich verfügbar sein will, im Büro, Home Office oder aufs Mobiltelefon. Keine parallel klingelnden zwei Apparate. Das ist für mich smart.

Ja, auch Dokumenten Management und File Sharing im Unternehmen ist heute noch nicht überall Standard und smart. Aber ist nicht die nächste Dimension noch smarter? Dokumente mit meinem externen Netzwerk, mit Kunden, Lieferanten und Partnern teilen. Und wenn ich schon da bin, warum koordiniere ich nicht gleich die gemeinsame Projektarbeit, die Besprechungen und Aktivitäten online in der Collaboration Cloud?

Smarter Collaboration und Mobility ist ein weiteres wichtiges Gebiet, das viel Nutzen stiften kann. Viele der oben beschriebene Funktionen zur Zusamenarbeit werden auch auf mobilen Geräten verfügbar werden und so von überall zugreifbar und ausführbar sein. Dies kann (und wird) zu einer weiteren Verbesserung, Beschleunigung und auch Verbreitung von Collaboration führen. Tools wie „Mobile Alloy“, die SAP-Prozesse auf dem Smart Phone verfügbar machen, sind ein Beispiel, wie Funktionen von Unternehmensoftware unterwegs von überall ausgeführt werden können.

Dies sind nur einige wenige Beispiele, wie man smarter arbeiten kann. Ich glaube, diese Szenarien und somit der Anwender, der daraus direkt Nutzen ziehen kann, müssen verstärkt in den Vordergrund rücken. Die Werkzeuge und Technologien – von File Sharing, Dokumenten Management über Web 2.0 und Social Software bis hinzu Unified Communication & Collaboration müssen auf den Prüfstand gelegt werden, wie sie den Endanwendern smarteres Arbeiten ermöglichen, Sachbearbeitung beschleunigen und so auch einen Return on Investment generieren.

Veröffentlicht von Stefan Pfeiffer

Stefan Pfeiffer ist seit 2007 bei der IBM in verschiedenen Marketingpositionen tätig. Als gelernter Journalist hat er natürlich eine Leidenschaft für das Schreiben, die er hier im CIO Kurator, aber auch in seinem persönlichen Blog DigitalNaiv auslebt. Seine inhaltliche Leidenschaft im IT-Umfeld gilt dem digitalen Arbeitsplatz, dem Digital Workplace. Auf Twitter ist er als @DigitalNaiv „erreichbar“.

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