Das Thema E-Mail-Flut und Leben ohne E-Mail wird nun seit Jahren schon kontrovers diskutiert. Für mich steht fest, dass es ein Leben ohne E-Mail nicht geben wird, dass sich aber deren Nutzung dramatisch ändern wird und muss. E-Mail muss darauf reduziert werden, wofür sie gut ist: als Kommunikationskanal, nicht als Wissensspeicher. Soziale Plattformen wie IBM Connections substituieren E-Mail an vielen Stellen, nutzen Mail aber auch zur Kommunikation (und mehr). So werde ich im Posteingang über Ereignisse aus meinem firmeninternen sozialen Netzwerk benachrichtigt: Jemand hat auf meine „Wall“ geschrieben, einen meiner Blogbeiträge kommentiert, mir eine Aufgabe zugewiesen, möchte sich mit mir vernetzen und so weiter. Es sind Benachrichtigungen, keine Nachrichten. Der eigentliche Inhalt liegt im sozialen Netzwerk.

Auf manche dieser Benachrichtigungen will oder muss man reagieren. Der „traditionelle“ Weg ist, dass man auf einen Link klickt und in das soziale Netzwerk springt. Die Bearbeitung erfolgt dann direkt im sozialen Netzwerk. Man muss also das Programm wechseln. Der neue fortschrittlichere Weg, den beispielsweise IBM Notes in Kombination mit IBM Connections bietet, ermöglicht es, direkt im Posteingang zu reagieren. Ich kann von dort aus „liken“, kann kommentieren oder andere Aktionen durchführen, ohne E-Mail zu verlassen. Meine Eingaben werden aber natürlich direkt nach IBM Connections geschrieben. In der IBM nennen wir das „Embedded Experience“. Moderne Schnittstellen wie Open Social ermöglichen diese wesentliche komfortablere und wenigere zeitintensive Arbeitsweise. Was heisst das für E-Mail? E-Mail bleibt entweder – beim „traditionellen Weg“ – als Benachrichtigungszentrale oder aber wird sogar zur Bearbeitungszentrale, von der aus ich andere Programme bediene. Das ist sicherlich nicht mehr der konventionelle Posteingang, wie wir ihn kennen.

Hier nun der Versuch, einige praktische Tipps und Regeln für die Nutzung von E-Mail und sozialen Werkzeugen aufzustellen. Es ist ein Anfang und ich freue mich besonders über Kommentare, Fragen und Ergänzungen.

Nicht ständig in den Posteingang starren und auf Mail-Popups reagieren! Ich kann es manchmal nicht fassen, wenn ich in Büros komme und sehe, wie Mitarbeiter wie gefesselt ständig auf ihren Bildschirm schauen, sich von Benachrichtigungsfenstern „Neue E-Mail angekommen“ ablenken lassen und sofort in ihren Posteingang gehen, um nachzuschauen. Ja, es gibt Berufe, in denen man ständig nach Nachrichten schauen muss. Es gibt aber genug andere Tätigkeiten, in denen man sich das Lesen von E-Mail einteilen kann, morgens 30 Minuten, mittags 30 Minuten und so weiter. Studien zeigen, welch ein Produktivitätskiller die ständige Ablenkung sein kann. Einfach mal wieder versuchen, am Stück zu arbeiten und sich nicht stören zu lassen. Also: Feste Zeiten einplanen, in denen man seine E-Mails macht.

Und das, was für E-Mail gilt, gilt auch für soziale Kanäle. Ich habe unterdessen die auf den Bildschirm hereinschneienden Benachrichtungen von Twitter, Facebook, RSS-Reader abgeschaltet. Durch soziale Kanäle, Nachrichten-Feeds (RSS), SMS, WhatsApp, Instant Messaging (Chatten) kommen immer mehr Benachrichtgungen, die nach Aufmerksamkeit heischen – und ablenken. Hier gilt ebenfalls, auch wenn es sehr schwer fällt und unserer heutigen Mentalität nicht mehr unbedingt entspricht: Wenn man konzentriert arbeiten will, Chatprogramm abschalten oder auf „Bitte nicht stören“ gehen und eingehende Chats blockieren. Feste Zeiten einplanen, in denen man seine sozialen Kanäle checkt, die Internen wie IBM Connections und die Externen wie Facebook, Twitter, XING. Nur so entgeht man dem Ablenkungsmonster.

Das neue Paradigma heisst „Kannst Du das bitte mit mir teilen“ und nicht mehr „Kannst Du das mir bitte mailen“! Dateianhänge sollten heute wo irgend möglich nicht mehr per Mail gesendet, sondern stattdessen per File Sharing-Service geteilt werden. Ein klassisches Beispiel aus meinem täglichen Leben: Kollegen fragen nach einer Präsentation, die ich gehalten habe, weil sie Folien wiederverwenden wollen. Die entsprechende Datei liegt natürlich in unserem internen sozialen Netzwerk, in IBM Connections, und ich sende nur noch den Link dazu, teile also. Die Vorteile sind augenfällig: Das Wissen, die Informationen stehen offen zur Wiederverwendung im Unternehmen zur Verfügung. Die Posteingänge werden nicht durch riesige Dateianhänge verstopft und zugemüllt. Und manche Kollegen  – leider noch viel zu wenige – fragen gar nicht mehr per Mail, ob ich Ihnen die Datei schicken kann. Aus Angst vor dem „Anpfeiffer“ schauen sie lieber gleich in das soziale Netzwerk. Und nicht vergessen: Natürlich kann man beim Teilen von Dateien auch Zugriffsrechte vergeben, sogar genauer als in einer E-Mail.

"Embedded Experience" direkt im Notes-Klienten

„Embedded Experience“ direkt im Notes-Klienten

Übrigens kann man solche Mechanismen auch in der Kommunikation mit Externen nutzen und Dateien „sharen“. Bitte dies aber nicht bei sensiblen Unternehmensdokumenten mit „unsicheren“, nicht unternehmenskonformen Services wie Dropbox tun, sondern sichere Dienste wie IBM SmartCloud nutzen. Und ja, ich weiss, dass viele Unternehmen und IT-Abteilungen solche Services nicht zur Verfügung stellen und die Nutzer quasi auf Dropbox und andere Plattformen treiben. Hier hilft nur intern Druck aufbauen und solche Lösungen von der IT einfordern. Das gilt übriegns auch gerade für mobile Nutzung von Dateien und Dokumenten.

In der E-Mail-Kommunikation gibt es noch (mindestens) zwei Dinge, die mich enorm stören und die man einfach verbessern kann: Eine Betreffzeile sollte möglichst aussagekräftig sein. Sie sollte aussagen, um was es geht und gegebenenfalls auch schon ausdrücken, ob nur zur Information oder ob eine Aktion nötig ist. Eine Betreffzeile ist wie eine gute Überschrift eines Zeitungsartikels. Sie sollte kurz informieren und zum Lesen anregen. Hier liegt ein enormes Verbesserungspotential. Eine weitere Unart sind zu umfangreiche E-Mail-Verteiler und die falsche Nutzung von „In Kopie senden“ und direkt adressieren. Auch hier kann man enorm optimieren. Wenn jemand etwas aufgrund einer E-Mail tun soll, adressiert man diesen direkt. Soll jemand nur wissen, dass an einer gewissen Aktivität gearbeitet wird, so setzt man die- oder denjenigen in Kopie. Das Thema Blindkopie sollte eigentlich selbstredend sein. Geht in der Regel gar nicht.

Sehr eng verwandt mit den endlosen Verteilerlisten sind auch die FYI-E-Mails. FYI steht für „Zu Ihrer/Deiner Information“. Es stellt sich die grundlegende Frage, ob man Informationen aktiv verteilen (Push-Prinzip) sollte oder ob sich die potentiellen Empfänger diese selbst holen sollten (Pull-Prinzip). Hier für gibt es – so glaube ich – keine eindeutige Regel. Man sollte sich aber auf jeden Fall überlegen, ob die Information, die per E-Mail verteilt wird, besser in einem sozialen Netzwerk, in einem Blog aufgehoben ist. Will man einen Austausch, eine rege Diskussion, Kommentare, dann ist die Antwort klar. Rein in den Blog, zum Kommentieren auffordern, Dialog fördern und gemeinsam Innovation treiben. Die Benachrichtigung erfolgt natürlich – wie oben beschrieben – per E-Mail. Dies gilt auch für die fortlaufende Diskussion, über die man informiert wird.

Man muss nicht „oversocializen“, doch viele Information, die bisher per E-Mail transportiert wurde, gehört in den unternehmensinternen Wisenspeicher und viel Innovation und Fortschritt wird durch gemeinsamen Austausch in einem sozialen Unternehmensnetzwerk gefördert. Das erfordert Umdenken und das Verändern eigener Arbeitsweisen, von Top-Down. Gerade die Führungsriege in Unternehmen muss dies vorleben, um erfolgreich zu sein. E-Mail wird einen nicht wegzudiskutierenden Platz behalten, für die direkte Kommunikation, aber vor allem auch als Benachrichtungs- und Bearbeitungszentrale. E-Mail wird auch zu „Social Mail“ aufgepempert werden, in dem soziale Funktionen direkt im E-Mail-Klienten zur Verfügung gestellt werden.

Ich habe in diesem Beitrag schon einmal einige wenige Tipps gesammelt und würde mich – wie oben erwähnt – über Ergänzungen (und Fragen!) freuen und werde auch selbst an einer Fortsetzung arbeiten. Und eines sollte auch klar sein. Es gibt Arbeitsumgebungen und Situationen, wo anderes Verhalten sinnvoll ist. Die Tipps & Tricks sollten als Anregung nehmen, nicht als Kanon. Aber vielleicht kriegen wir ja wirklich ein „Social & Mail für und von Dummies“ zusammen.

Veröffentlicht von Stefan Pfeiffer

Stefan Pfeiffer ist seit 2007 bei der IBM in verschiedenen Marketingpositionen tätig. Als gelernter Journalist hat er natürlich eine Leidenschaft für das Schreiben, die er hier im CIO Kurator, aber auch in seinem persönlichen Blog DigitalNaiv auslebt. Seine inhaltliche Leidenschaft im IT-Umfeld gilt dem digitalen Arbeitsplatz, dem Digital Workplace. Auf Twitter ist er als @DigitalNaiv „erreichbar“.

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